سازمان مجازی

سازمان مجازی مجموعه‌ای موقت یا دائمی از افراد، گروه‌ها، واحدهای سازمانی یا کل سازمان‌های پراکنده جغرافیایی است که برای تکمیل فرآیند تولید به پیوند الکترونیکی وابسته هستند (تعریف کاری ^[1] ). سازمان‌های مجازی ویژگی یک شرکت را نشان نمی‌دهند، بلکه می‌توانند به عنوان شکل سازمانی متفاوتی در نظر گرفته شوند و اهداف دیپلماسی سایبری را انجام دهند.

متأسفانه یافتن یک تعریف دقیق و ثابت از مفاهیم بنیادی مانند سازمان مجازی یا شرکت مجازی بسیار دشوار است. ^[2] اصطلاح سازمان مجازی از عبارت “واقعیت مجازی” به وجود آمد که هدف آن شبیه سازی واقعیت با استفاده از صداها و تصاویر الکترونیکی است. ^[3] اصطلاح سازمان مجازی بر روابط جدید و نوآورانه بین سازمان ها و افراد دلالت دارد. فناوری و جهانی شدن هر دو از این نوع خاص سازمان حمایت می کنند. ^[4]

مجازی را می‌توان این‌گونه تعریف کرد: «از لحاظ فیزیکی وجود ندارد، اما توسط نرم‌افزار ساخته شده است تا این کار را انجام دهد»، ^[5] به عبارت دیگر «غیر واقعی اما واقعی به نظر می‌رسد». ^[6] این تعریف دقیقاً اصل اصلی این سازمان غیرمتعارف را ترسیم می کند، که شکل یک شرکت واقعی (متعارف) را از بیرون دارد اما در واقع به صورت فیزیکی وجود ندارد و متضمن یک فرآیند کاملا دیجیتالی است که بر شرکای وب مستقل متکی است. ^[6] بنابراین، سازمان‌های مجازی بر فناوری متمرکز هستند و حضور فیزیکی را در پس‌زمینه قرار می‌دهند. سازمان‌های مجازی منابع فیزیکی محدودی دارند، زیرا ارزش از طریق دانش (موبایل) به جای تجهیزات (غیر منقول) اضافه می‌شود. ^[3]

سازمان‌های مجازی به انجمن‌ها، فدراسیون‌ها، روابط، موافقت‌نامه‌ها و روابط اتحاد ^[4] نیاز دارند زیرا اساساً شبکه‌های مشارکتی نهادهای سازمانی یا شرکت‌های خودگردان هستند. ^[6]

ظهور و تکامل 

دهه 1980  

ظهور برون سپاری در دهه 80 بدون شک نقش مهمی ایفا کرد زیرا هدف آن از بین بردن خدمات داخلی غیرمولد و انتقال دشواری به خارج از سازمان است. ^[7] برون سپاری لزوماً مستلزم مشارکت است زیرا شرکت ها به مؤسسات دیگر متوسل می شوند. بنابراین، این روش لزوم اتحاد و شبکه سازی در یک تجارت را برجسته کرد و علاقه زیادی را برای رشته های جدید برانگیخت. در واقع، این فرآیند به طرز چشمگیری نحوه در نظر گرفتن شرکای سازمان ها را تغییر داده است و آگاهی آنها را در مورد مزایایی که اتحادهای هوشمند می توانند ارائه دهند، افزایش داده است. ^[7]اگرچه، تا اوایل دهه 1980، این ترتیب سازمانی بسیار بوروکراتیک (شامل تصمیم گیری چالش برانگیز، پیچیده و کندتر) برای مدیریت تعداد زیادی از کارمندان کافی تلقی می شد. ^[8]

دهه 1990 [ ویرایش ]

اصطلاحات سازمان مجازی، شرکت مجازی یا شرکت مجازی برای اولین بار در اوایل دهه 1990 مورد استفاده قرار گرفتند که نشان دهنده کار یان هاپلند، راجر ان. ناگل، ویلیام اچ. دیویدو و مالون است. ^[9] جدول زیر به ما این امکان را می دهد که به طور خاص نظریه های متمایز کم رنگ آنها را درک کنیم:

دیدگاه سازمان های مجازی

	یان هوپلند	راجر ان. ناگل	ویلیام اچ دیودو و مالون
موقعیت	مدیر اجرایی Digital Equipment Corp	کارشناس مدیریت	نویسندگان شرکت مجازی
تصویر سازمان مجازی	شرکتی که می داند چگونه از شراکت ها در داخل و خارج از مرزهای خود استفاده کند تا دارایی های بیشتری نسبت به آنچه که در حال حاضر دارد را بسیج کند.	به لطف فناوری که به شرکت‌ها اجازه می‌دهد مشارکت‌های موقتی ایجاد کنند، از فرصت‌های بازار استفاده کنید	اصطلاحی گسترده و فراگیر که شامل ایده های مدیریتی متعدد و اصطلاحات مد روز است

امروز [ ویرایش ]

همانطور که قبلا ذکر شد، هنوز تعریف جهانی از اصطلاح سازمان مجازی وجود ندارد. با وجود اینکه این مفهوم از مدت ها قبل شروع به تکامل کرده است، اما امروزه همچنان در حال پیشرفت است. ما می‌توانیم مدل سازمان مجازی نوآور را در زیر مشاهده کنیم که بر ایجاد سریع و کارآمد محصولات درجه یک (با استفاده از شایستگی اصلی هر شریک) تمرکز دارد. ^[8]

تکنولوژی مورد نیاز [ ویرایش ]

سازمان‌های مجازی توسط فناوری‌های اولیه مانند اینترنت و شبکه جهانی وب ، EDI ، ارتباطات راه دور ، ایمیل ، گروه‌افزار ، و کنفرانس ویدیویی پشتیبانی می‌شوند . ^[10]

فن آوری های مدیریت دانش [ ویرایش ]

فن آوری های مدیریت دانش که به سازمان های مجازی کمک می کند عبارتند از: ^[10]

• فناوری های مشارکتی
• زبان نشانه گذاری توسعه پذیر (XML)
• اینترانت و اکسترانت
• وسایل شخصی
• فناوری های بی سیم
• واقعیت مجازی (VR)
• پورتال ها

EDI [ ویرایش ]

EDI می‌تواند ابزار مفیدی برای سازمان‌های مجازی باشد زیرا اطلاعات را (به شکل مناسبی که یک رایانه می‌تواند به سادگی از آن استفاده کند) از یک رایانه به رایانه دیگر منتقل می‌کند و نیازی به دخالت هیچ فردی ندارد. EDI می تواند از طرق مختلف برای سازمان های مجازی مفید باشد زیرا تبادل اطلاعات بین همکاران تسهیل شده و کارآمدتر از انتقال غیر الکترونیکی است: مدیریت موجودی بهتر و عملکرد حمل و نقل ، مقدار زمان صرفه جویی شده و خطاها با این واقعیت که داده های مورد نیاز فرار می کنند. فقط یک بار وارد می شود و همچنین سرعت و دقت فرآیندها افزایش می یابد. با این حال، با استفاده از EDIانتخاب بهینه ای برای کمک به ارتباطات در یک سازمان مجازی نیست، زیرا انعطاف پذیری لازم برای واکنش های سریع در این سیستم وجود ندارد. ^[11]

گروه افزار [ ویرایش ]

سازمان‌های مجازی را می‌توان توسط سیستم‌های گروه‌افزار پشتیبانی کرد زیرا هسته مشترک اطلاعات را به شرکا و بستری برای همکاری بدون توجه به موقعیت فیزیکی همکاران ارائه می‌دهد. به این ترتیب، سیستم‌های گروه‌افزار می‌توانند به همکاران کمک کنند تا نرخ پیشرفت کار انجام شده را به گونه‌ای پیگیری کنند که بتوانند بدون نگرانی در مورد موانع جغرافیایی، در پروژه همکاری کنند. با این حال، به روشی مشابه EDI ، گروه افزار تصمیم ایده آلی برای کمک به ارتباطات در یک سازمان مجازی نیست، زیرا سازمان را قادر به تشکیل سریع اتحاد برای پاسخ به فرصت های بازار نمی کند.، حتی اگر انعطاف پذیری بیشتری نسبت به EDI ارائه می دهد . ^[11]

وب جهانی (WWW) [ ویرایش ]

بسیاری از شرکت‌های مجازی WWW مبتنی بر اینترنت را برای حمایت از ارتباطات سازمانی انتخاب کرده‌اند، زیرا جایگزینی عملی برای انعطاف‌ناپذیری EDI و گروه‌افزار است. اگرچه کمک به همکاران سازمان‌های مجازی برای برقراری ارتباط هدف اولیه WWW نبود، اما همچنان به این دسته از سازمان‌ها مرتبط است. وب به همه همکاران (حتی آنهایی که منزوی شده اند) اجازه می دهد تا افکار، نظرات و هر بخش از هر ماموریت متقابل را به اشتراک بگذارند، همانطور که به عنوان نوعی جمع آوری اطلاعات از دانش افراد شکل گرفته است. ^[11]

مزایا [ ویرایش ]

به سازمان [ ویرایش ]

• مزیت رقابتی ^[12]
• به عنوان راهی برای انجام یکپارچه سازی زنجیره تامین یا پل زدن فرآیندهای ادغام و اکتساب بین دو شرکت.[آنلاین] ^[13]
• مجموعه ای از توانایی ها و دانش
• انعطاف‌پذیری ، پویایی و پاسخ‌دهی بهتر  : سازمان‌های مجازی که «سازمان بدون مرز» نیز نامیده می‌شوند، ^[14] دلالت بر موانع زمانی یا جغرافیایی ندارند.
• هزینه های سرمایه گذاری کمتر در ابتدا
• بهره وری : اجرای سازمان مجازی مستلزم افزایش 30 تا 50 درصدی بهره وری است ^[10]
• هزینه‌های کمتر ، سود بیشتر : سازمان‌های مجازی مقدار زیادی پول پس‌انداز می‌کنند، زیرا نیازی به سرمایه‌گذاری در املاک و مستغلات ندارند، هزینه نیروی کار پایین‌تر است و تعداد خطاها ضعیف‌تر است ^[12]

به کارکنان [ ویرایش ]

• استقلال بیشتر: افراد می توانند در صورت نیاز کار کنند و تصمیم بگیرند که به چه روشی ^[3]
• میزان استرس کاهش می یابد: بدون فشار در محل کار و در نتیجه بهبود زندگی شخصی و خانوادگی
• پول کمتر خرج شده: کاهش مصرف گاز یا هزینه صرف شده برای حمل و نقل عمومی

به جامعه [ ویرایش ]

• یک مزیت زیست محیطی : آلودگی کمتر
• گسترش منطقه کار : امکان کار موثر در مناطق روستایی

مشکلات و چالش های پیش آمده [ ویرایش ]

علیرغم مزایای ارائه شده، رهبری به عنوان یک سازمان مجازی برای کسانی که با گروه کاری معمولی آشنا هستند می تواند بسیار چالش برانگیز باشد. بنابراین، خطرات بزرگی با چالش کار مجازی منتقل می شود زیرا این ساختار سازمانی جدید مستلزم چندین موضوع است. ^[15] برخی از مردم به اشتباه فکر می کنند که چالش ها فقط از مدیریت فناوری ناشی می شود، اما ما نباید اهمیت انسان را فراموش کنیم. واضح است که فناوری اطلاعات یک بستر کارآمد و تا حد زیادی سودمند را ارائه می دهد، اما نباید از ضرورت مهارت ها و نحوه همکاری افراد، به ویژه در یک سازمان مجازی، غافل شد. ^[16]

ارتباطات [ ویرایش ]

ارتباطات یک عامل حیاتی در یک سازمان مجازی است زیرا مسئول کارایی و حتی بقای آن است. سازمان‌های مجازی متضمن کارگران مختلف مستقل و بین‌المللی هستند که چالش‌هایی مانند مناطق زمانی مختلف و موانع زبانی را نیز دربرمی‌گیرند . همکاری بین همکاران نیز ممکن است کاملاً پیچیده شود زیرا این نوع سازمان فقط مقدار کمی از تعامل چهره به چهره را نشان می دهد . بنابراین، فقدان رویکردهای ارتباطی چندگانه را می توان در سازمان های مجازی مشاهده کرد. ^[15]

فرهنگی [ ویرایش ]

فرهنگ یک عنصر اساسی در هر سازمانی از هر نوعی است. با این حال، سازمان‌های مجازی باید حتی بیشتر مراقب این مفهوم باشند، زیرا آنها مستلزم رهبری مشترک بین تیم هستند که متشکل از کارگران متکی به خود از سراسر جهان است. سازمان‌های مجازی باید راهی برای غلبه بر تفاوت‌های فرهنگی ، که شامل رویکردهای متفاوت کار (مانند زمان و مهلت‌ها) و زندگی (مثلا وقت‌شناسی)، به عبارت دیگر، فلسفه‌های متمایز است، بیابند. بنابراین، سازمان مجازی باید به تفاوت‌های بین تیم احترام بگذارد. ^[15]

بین فردی [ ویرایش ]

مدیریت عملاً موفقیت آمیز مستلزم ارتباط و همکاری ارزشمند بین تیم است. تصورات بین شرکا ممکن است کاملاً متفاوت باشد و می تواند منجر به درگیری در مورد مدیریت سازمان مجازی شود. بنابراین، بیش از حد ضروری است که همکاران علیرغم مانع دوری، یک رابطه مستحکم ایجاد کنند ^[15] اعتماد نیز یک موضوع حیاتی است زیرا رهبری مشترک بین همکاران در نتیجه به از دست دادن کنترل بر برخی وظایف محول شده به سایر همکاران دلالت دارد. ^[17]

تکنولوژیکی [ ویرایش ]

سازمان‌های مجازی کاملاً به فناوری وابسته هستند زیرا کاملاً مبتنی بر اینترنت هستند . بیش از حد ضروری است که افراد درگیر در یک مشارکت، ابزارهای فناورانه مشابهی را از همکاران خود داشته باشند. موارد سازگاری ناشی از سخت افزار و نرم افزار مانند سیستم عامل استو همچنین نرم افزارهای خاص رایانه ممکن است کارایی سازمان مجازی را مختل کند. به عنوان مثال، بروز مسائل ناسازگاری (مشکل در یکپارچه سازی اطلاعات تولید شده با ابزارهای غیر مشابه) در مورد سخت افزار یا نرم افزار، به طور چشمگیری بر فرآیند و عملکرد سازمان های مجازی تأثیر می گذارد زیرا آنها به این ابزارها وابسته هستند. ایجاد، حفظ و گسترش دانش مشترک قطعی بین شرکا یکی از مسائل نهایی مدیریت سازمان های مجازی است. امنیت و حفاظت از داده ها نیز چالش مهمی را تشکیل می دهند زیرا تمام اطلاعات مربوط به سازمان های مجازی به صورت دیجیتالی منتقل و جمع آوری می شوند. ^[15]کنترل و ارزیابی مستمر فناوری مورد استفاده باید توسط سازمان های مجازی انجام شود تا از منسوخ شدن و از دست دادن فرصت ها جلوگیری شود. ^[18]

اقتصادی [ ویرایش ]

سازمان مجازی مستلزم هزینه های قابل توجهی است. بین هزینه های راه اندازی و تجهیزات و هزینه های نگهداری، صورتحساب می تواند به سرعت زیاد شود. همچنین یک چالش برای اندازه گیری، ارزیابی و ردیابی کار انجام شده در بخش های مختلف زیرساخت مجازی است. این ممکن است منجر به از دست دادن ضرب الاجل شرکا، نیاز به کار مجدد و در نتیجه از دست دادن کارایی و سود شود. ^[15]