نحوه ایجاد یک شرکت مدرن ویکی

هر شرکتی در طول زمان انبوهی از اطلاعات ارزشمند را جمع آوری می کند – فرآیندها، بهترین شیوه ها، دانش صنعت و غیره. متأسفانه، در بسیاری از سازمان‌ها، این اطلاعات در ایمیل‌ها، پیام‌های چت و اسناد قطع شده پراکنده می‌شوند. یا بدتر از آن – در وهله اول هرگز مستند نمی شود.

در نتیجه، بهره‌وری تیم به شدت کاهش می‌یابد و بر سود نهایی کسب‌وکار شما تأثیر می‌گذارد. مطالعات نشان می دهد که شرکت های Fortune 500 مجموعاً 31.5 میلیارد دلار در سال از ناتوانی در مدیریت مؤثر دانش ضرر می کنند. ویکی شرکت ابزاری است که برای جلوگیری از این اتفاق طراحی شده است.

بیایید عمیق‌تر بدانیم که ویکی شرکت چیست و چگونه می‌توانید برای سازمان خود ایجاد کنید.

• ویکی شرکت چیست؟
• مزایای ویکی شرکت داخلی
• نحوه ایجاد ویکی شرکت
• چه چیزی در ویکی شرکت گنجانده شود

ویکی شرکت چیست؟

ویکی شرکت ( که ویکی شرکتی یا ویکی سازمانی نیز نامیده می شود ) مرکز دانش مرکزی یک شرکت است که در آن کارکنان می توانند اطلاعات داخلی را به اشتراک بگذارند و سازماندهی کنند. کل تیم به طور مشترک اطلاعات موجود در ویکی را گسترش می‌دهند، بررسی می‌کنند و به‌روزرسانی می‌کنند و آن‌ها را به منبعی واحد از حقیقت برای همه موضوعات مهم تبدیل می‌کنند – مانند ویکی‌پدیای داخلی شرکت شما.

در مقایسه با یک ویکی عمومی باز مانند ویکی‌پدیا، که در آن هر کسی در سراسر جهان می‌تواند به محتوا دسترسی داشته باشد و به آن کمک کند، ویکی شرکت یک ویکی خصوصی است که معمولا بسته است و فقط برای کارمندان قابل دسترسی است.

در اینجا نمونه ای از ویکی شرکت داخلی ایجاد شده در Nuclino آمده است، یک فضای کاری یکپارچه که در آن تیم ها می توانند تمام دانش، اسناد و پروژه های خود را در یک مکان جمع کنند. یک حساب کاربری ایجاد کنید تا به راحتی ویکی برای شرکت خود ایجاد کنید:

مزایای ویکی شرکت داخلی

اما چرا سازمان شما به ویکی شرکت نیاز دارد؟ اگر قبلاً از ویکی استفاده نکرده‌اید، ممکن است وسوسه انگیز باشد که به سادگی به چیزی مانند Google Docs یا Slack برای اشتراک‌گذاری اطلاعات تکیه کنید. اما اگرچه ممکن است ساده‌تر به نظر برسد، بدون ابزار اشتراک‌گذاری دانش مناسب ، همه چیز به ناچار آشفته می‌شود.

در اینجا فقط برخی از دلایلی که ایجاد ویکی یک سرمایه گذاری ارزشمند است آورده شده است:

ویکی شرکت یک منبع واحد از حقیقت ایجاد می کند

ویکی تمام دانش شرکت شما را در یک مکان گرد هم می آورد و اولین ایستگاه تیم شما در زمان جستجوی اطلاعات می شود. دیگر نیازی به جستجو در پوشه‌های Google Drive یا ضربه زدن روی شانه‌های همکارانتان نیست. دیگر از تکرار کار یا تکرار اشتباهات یکدیگر خبری نیست.

کارمندان جدید طناب ها را سریعتر یاد می گیرند

هر بار که یک کارمند جدید به تیم شما می‌پیوندد، احتمالاً سؤالات زیادی برای آنها پیش خواهد آمد. چگونه می توانم اتاق جلسه رزرو کنم؟ فرآیند رسیدگی به سوالات مشتریان چیست؟ کجا هزینه ها را برای تایید ارائه کنم؟ هنگامی که این اطلاعات به طور کامل در ویکی شرکت شما مستند شده است، می توانید به طور قابل توجهی روند ورود کارمندان جدید خود را سرعت بخشیده و سوالات تکراری را به حداقل برسانید.

دانش در شرکت باقی می ماند

بدون مستندات، دانش شرکت از طریق یک سنت شفاهی منتقل می شود. ممکن است تا جایی کار کند که تیم شما در محل مشترک و کوچک باشد – تا زمانی که یک کارمند با تجربه تصمیم بگیرد به شرکت دیگری نقل مکان کند یا بازنشسته شود. هنگامی که آنها این کار را انجام دهند، دانش خود را با خود خواهند برد – دانشی که گاهی در طول سالها یادگیری پیچیدگی های پشته فناوری، فرآیندهای داخلی و دانش شرکت شما به دست می آید. در نتیجه، آموزش کارکنان بیشتر طول می کشد، اشتباهات تکرار می شوند، بهره وری افزایش نمی یابد.

ویکی شرکت به شما کمک می کند تا دانش خود را در شرکت به نفع کارمندان فعلی و آینده حفظ کنید.

نحوه ایجاد ویکی شرکت

ایجاد ویکی شرکت ممکن است کاری چالش برانگیز و وقت گیر به نظر برسد، به خصوص اگر قبلاً از ویکی استفاده نکرده باشید و از ابتدا شروع کنید. اما ساده تر از آن است که به نظر می رسد.

در اینجا یک راهنمای گام به گام سریع برای کمک به شما برای شروع آورده شده است.

مرحله 1: نرم افزار ویکی شرکت مناسب را انتخاب کنید

انتخاب نرم افزار مناسب اولین و مهمترین قدم در ایجاد ویکی شرکت است. اشتباه گرفتن می تواند کل تلاش را نابود کند.

از این گذشته، ویکی تنها زمانی می تواند مفید باشد که مردم آن را به روز نگه دارند و مرتباً با آن مشورت کنند. اگر تجربه ویرایش بیش از حد پیچیده باشد و جستجو کند باشد، احتمال استفاده از آن توسط کارمندان کمتر خواهد بود و اطلاعات در نهایت بی‌طل می‌شوند.

یک ابزار ایده آل ویکی شرکت باید:

• یک عملکرد جستجوی فوری و قابل اعتماد ارائه دهید .
• ناوبری بصری و سلسله مراتب محتوا داشته باشید .
• به راحتی قابل ویرایش حتی توسط کاربران غیر فنی، در حالت ایده آل، در زمان واقعی باشد .
• مجوزها و مدیریت حقوق دسترسی داشته باشید .
• امکان پیوند آسان بین صفحات را فراهم کنید.
• با ابزارهای دیگر یکپارچه شوید تا همه محتوا را همگام کنید.

یکی از این ابزارها Nuclino است . بر روی ویژگی‌های ضروری تمرکز می‌کند و یک رابط کاربری تمیز و بصری ارائه می‌دهد که راه‌اندازی ویکی را حتی برای کاربران بی‌تجربه و غیر فنی آسان می‌کند.

آن را امتحان کنید و ببینید آیا ویکی مناسب برای تیم شما است یا خیر .

در حالی که Nuclino را می توان به طور انحصاری به عنوان ویکی شرکت مورد استفاده قرار داد، اما توانایی بسیار بیشتری را دارد. این یک فضای کاری یکپارچه است که تمام دانش، اسناد و پروژه های تیم شما را در یک مکان – مانند یک مغز جمعی – گرد هم می آورد. می‌توانید پروژه‌ها ، کارمندان جدید را در هیئت مدیره مدیریت کنید، صورتجلسه‌های جلسه بگیرید ، در اسناد همکاری کنید، و موارد دیگر، بدون هرج و مرج فایل‌ها و پوشه‌ها، تغییر زمینه یا سیلوها.

مرحله 2: ویکی خود را با محتوا پر کنید

اگر از نرم افزار ویکی دیگری جابجا می شوید، می توانید به راحتی محتوای خود را به Nuclino وارد کنید .

اگر در حال ساختن یک ویکی شرکت جدید از ابتدا هستید، با انتخاب چند موضوع آسان که با آنها آشنا هستید، با ساختار اولیه شروع کنید. در Nuclino می‌توانید یک فضای کاری اختصاصی برای هر موضوع یا بخش سطح بالا ایجاد کنید، به عنوان مثال، HR، Processes، Strategy و غیره.

پس از ایجاد ساختار اولیه، می توانید ادامه دهید و صفحات اول ویکی خود را ایجاد کنید و شروع به پر کردن آنها با محتوا کنید. هر صفحه در Nuclino سند همکاری بلادرنگ خودش است که به شما امکان می دهد کل تیم خود را در ایجاد ویکی شرکت جدید خود مشارکت دهید.

مرحله 3: صفحات مرتبط ویکی را به یکدیگر پیوند دهید

یکی از ویژگی های اصلی هر ویکی پیوند داخلی است. پیوندهای داخلی ساختار ویکی شرکت شما را تعریف می‌کنند و کاوش آن را به روشی بصری و طبیعی – مانند یک وب‌سایت، به جای فهرستی از اسناد و پوشه‌ها، ممکن می‌سازند.

در Nuclino، پیوند دادن صفحات به یکدیگر به آسانی تایپ کردن “@” و عنوان صفحه ای است که می خواهید به آن پیوند دهید.

مرحله 4: حقوق دسترسی را پیکربندی کنید

آیا ویکی شرکت شما برای همه کارمندان شما باز خواهد بود؟ یا اینکه حاوی اطلاعات محرمانه خاصی است که فقط برخی افراد باید به آن دسترسی داشته باشند؟ آیا همه باید بتوانند محتوا را ویرایش کنند یا اینکه شما ویرایشگرهای مشخصی خواهید داشت؟

بسته به اینکه چگونه به این سؤالات اساسی پاسخ می دهید، ممکن است بخواهید نقش ها و مجوزهای کاربر را متفاوت پیکربندی کنید. Nuclino قصد دارد تنظیمات مجوز را تا حد امکان ساده نگه دارد، بنابراین این باید یک کار نسبتاً آسان باشد.

مرحله 5. تیم خود را درگیر کنید

ویکی از نظر طراحی مشترک است و اطلاعاتی که در آن وجود دارد معمولاً جمع‌سپاری می‌شود. سعی نکنید که ویکی شرکت خود را خودتان بسازید و حفظ کنید – همکاران خود را در همان ابتدا درگیر کنید و آنها را تشویق کنید تا دانش خود را به اشتراک بگذارند و هر زمان که چیزی قدیمی یا نادرست دیدند، بازخورد خود را ارسال کنند.

چه چیزی در ویکی شرکت گنجانده شود

هیچ دو ویکی شبیه هم نیستند، و قوانین سختگیرانه ای در مورد محتوایی که باید اضافه کنید وجود ندارد. با این حال، ویکی‌های شرکت معمولاً بسیاری از موضوعات زیر را پوشش می‌دهند:

• فرهنگ، ماموریت، چشم انداز و ارزش های شرکت
• کتابچه های راهنمای کارکنان، دفترچه راهنمای کارکنان، و سیاست های منابع انسانی
• SOP ها و مستندات فرآیند
• نمودارهای سازمانی و پروفایل اعضای تیم
• استراتژی شرکت و نقشه راه
• درس های آموخته شده و بهترین شیوه ها
• چک لیست ها و مواد آموزشی کارکنان
• راهنماها، آموزش ها و راهنمای عیب یابی
• سوالات متداول

در پایان روز، ایجاد یک ویکی شرکت تنها نیمی از کار است. ویکی شما تنها در صورتی مفید خواهد بود که افراد آن را به روز نگه دارند و به طور منظم با آن مشورت کنند، و ممکن است تیم شما مدتی طول بکشد تا عادات و فرآیندهای مناسب را ایجاد کند. اما به محض اینکه همکاران خود را وارد کنید، ویکی شرکت شما می تواند به یکی از مؤثرترین ابزارها برای افزایش بهره وری کارکنان تبدیل شود.