سناریو 1 – شما با دستان ضربدری در مقابل یک پانل مصاحبه نشسته اید. تاکنون حتی یک سوال از شما پرسیده نشده است، با این حال، بازوهای ضربدری شما بلندتر از کلمات صحبت کرده اند.

نکته 1 – هرگز دستان خود را روی هم قرار ندهید، به خصوص در طول جلسات رسمی انفرادی. این نشان می دهد که شما پذیرای بازخورد نیستید و همچنین می تواند نشان دهد که در حال تلاش برای تسلط بر موقعیت هستید.

سناریو 2 – شما در حال ارائه به یک گروه 20 نفره هستید. شما از طریق ارائه، نگاه خود را در مرکز کلاس / اتاق ثابت نگه می دارید – نگاه شما بلندتر از کلمات شما صحبت می کند.

نکته 2 – نگاه شما به یک نفر نباید بیشتر از 4 تا 5 ثانیه در حین ارائه / برقراری ارتباط با یک گروه بزرگ باشد، مگر اینکه شما یک فرد را مخاطب قرار دهید.

سناریوهای 1 و 2 به وضوح اهمیت ارتباط غیرکلامی را نشان می دهند.

ارتباط غیر کلامی چیست؟

انتقال احساسات، عواطف، نگرش ها و افکار از طریق حرکات بدن / حرکات / تماس چشمی و غیره است.

اجزای ارتباط غیر کلامی عبارتند از:

• کینزیک: مطالعه حالات چهره، حالات و حرکات است. آیا می دانستید در حالی که در آرژانتین بالا بردن مشت در هوا با بند انگشتان به سمت بیرون نشان دهنده پیروزی است، در لبنان بالا بردن مشت بسته بی ادبانه تلقی می شود؟
• Oculesics: مطالعه نقش تماس چشمی در ارتباطات غیر کلامی است. آیا می دانستید که در 90 ثانیه تا 4 دقیقه اول تصمیم می گیرید که به کسی علاقه مند هستید یا خیر. مطالعات نشان می دهد که 50٪ از این اولین برداشت از ارتباطات غیرکلامی که شامل اکولزیک است، می آید. فقط 7 درصد از کلمات ناشی می شود – که ما در واقع می گوییم.
• هپتیک: مطالعه لمس کردن است. آیا می دانستید که سطح قابل قبول لمس کردن از فرهنگی به فرهنگ دیگر متفاوت است؟ در تایلند، دست زدن به سر کسی ممکن است بی ادبی تلقی شود.
• Proxemics: مطالعه فاصله قابل اندازه گیری بین افراد در هنگام تعامل است. آیا می‌دانستید که میزان فضای شخصی هنگام انجام یک مکالمه غیررسمی باید بین 18 اینچ تا 4 فوت متغیر باشد، در حالی که فاصله شخصی مورد نیاز هنگام صحبت با انبوهی از افراد باید حدود 10 تا 12 فوت باشد؟
• Chronemics: مطالعه استفاده از زمان در ارتباطات غیر کلامی است. آیا تا به حال مشاهده کرده اید که در حالی که کارمند AN نگران دیرکردن چند دقیقه ای برای ملاقات با یک همکار نیست، مدیری که با مدیرعامل جلسه ای دارد، دیر رسیدن به عنوان یک نشانه غیرکلامی در نظر گرفته می شود که او به اندازه کافی نمی دهد. احترام به مافوقش؟
• Paralinguistics: مطالعه تغییرات در زیر و بم، سرعت، حجم و مکث برای انتقال معنی است. جالب اینجاست که وقتی گوینده در حال ارائه ارائه است و به دنبال پاسخ است، مکث می کند. با این حال، زمانی که هیچ پاسخی نمی‌خواهید، سریع‌تر با کمترین مکث صحبت می‌کند.
• ظاهر فیزیکی: ظاهر فیزیکی شما همیشه به درک مردم از شما کمک می کند. موهای مرتب شانه شده، لباس های اتو شده و لبخندی پر جنب و جوش همیشه وزن بیشتری نسبت به کلمات دارند.

به یاد داشته باشید، “آنچه می گوییم” از “چگونه آن را می گوییم” اهمیت کمتری دارد زیرا کلمات تنها 7٪ از ارتباطات ما را تشکیل می دهند. ارتباط غیر کلامی را درک کنید و از آن لذت ببرید زیرا به شکل گیری اولین برداشت های بهتر کمک می کند. موفق باشید!

اهمیت ارتباطات در یک سازمان

ارتباطات مؤثر برای مدیران سازمانها اهمیت دارد تا وظایف اساسی مدیریت یعنی برنامه ریزی، سازماندهی، رهبری و کنترل را انجام دهند.

ارتباطات به مدیران کمک می کند تا وظایف و مسئولیت های خود را انجام دهند. ارتباطات به عنوان پایه ای برای برنامه ریزی عمل می کند. تمام اطلاعات ضروری باید به مدیرانی که به نوبه خود باید برنامه ها را برای اجرای آنها ابلاغ کنند، ابلاغ شود. سازماندهی همچنین مستلزم ارتباط موثر با دیگران در مورد وظیفه شغلی آنها است. به طور مشابه، رهبران به عنوان مدیران باید به طور موثر با زیردستان خود ارتباط برقرار کنند تا به اهداف تیم دست یابند. کنترل بدون ارتباط کتبی و شفاهی امکان پذیر نیست.

مدیران بخش زیادی از زمان خود را به ارتباطات اختصاص می دهند. آنها به طور کلی حدود 6 ساعت در روز را به برقراری ارتباط اختصاص می دهند. آنها زمان زیادی را صرف ارتباط چهره به چهره یا تلفنی با مافوق، زیردستان، همکاران، مشتریان یا تامین کنندگان خود می کنند. مدیران همچنین از ارتباطات کتبی در قالب نامه، گزارش یا یادداشت در جایی که امکان ارتباط شفاهی وجود ندارد استفاده می کنند.

بنابراین، می‌توان گفت که « ارتباط مؤثر، واحد سازنده سازمان‌های موفق است ». به عبارت دیگر، ارتباطات مانند خون سازمانی عمل می کند.

اهمیت ارتباطات در یک سازمان را می توان به صورت زیر خلاصه کرد:

1. ارتباطات با اطلاع رسانی و شفاف سازی کارکنان در مورد وظیفه ای که باید انجام شود، نحوه انجام کار و نحوه بهبود عملکرد آنها در صورتی که در حد مطلوب نباشد، انگیزه را افزایش می دهد.
2. ارتباطات منبع اطلاعاتی برای اعضای سازمان برای فرآیند تصمیم گیری است زیرا به شناسایی و ارزیابی مسیر اقدامات جایگزین کمک می کند.
3. ارتباطات همچنین نقش مهمی در تغییر نگرش افراد ایفا می کند ، به عنوان مثال، یک فرد آگاه، نگرش بهتری نسبت به یک فرد کم‌آگاه خواهد داشت. مجلات سازمانی، مجلات، جلسات و سایر اشکال مختلف ارتباط شفاهی و کتبی به شکل گیری نگرش کارکنان کمک می کند.
4. ارتباط همچنین به اجتماعی شدن کمک می کند . در زندگی امروزی تنها حضور فرد دیگری باعث تقویت ارتباط می شود. همچنین گفته می شود که بدون ارتباط نمی توان زنده ماند.
5. همانطور که قبلاً بحث شد، ارتباطات همچنین به کنترل فرآیند کمک می کند . از طرق مختلف به کنترل رفتار اعضای سازمان کمک می کند. سطوح مختلفی از سلسله مراتب و اصول و دستورالعمل های خاصی وجود دارد که کارکنان باید در یک سازمان از آنها پیروی کنند. آنها باید از سیاست های سازمانی پیروی کنند، نقش شغلی خود را به نحو احسن انجام دهند و هرگونه مشکل و شکایت کاری را به مافوق خود در میان بگذارند. بنابراین ارتباطات به کنترل عملکرد مدیریت کمک می کند.

یک سیستم ارتباطی مؤثر و کارآمد مستلزم مهارت مدیریتی در ارائه و دریافت پیام است. یک مدیر باید موانع مختلف ارتباط را کشف کند ، دلایل وقوع آنها را تجزیه و تحلیل کند و اقدامات پیشگیرانه را برای اجتناب از آن موانع انجام دهد. بنابراین، مسئولیت اصلی یک مدیر توسعه و حفظ یک سیستم ارتباطی مؤثر در سازمان است.

نوشتن موثر برای به دست آوردن شغل/مشتری بالقوه

در دنیای رقابتی امروز، یک نوشته خوب باید خواننده را جذب کند. خواه یک پیشنهاد یا رزومه باشد، خواننده باید احساس کند که در نوشتن آن مشارکت دارد.

برای دریافت نکاتی در مورد نحوه نوشتن بهتر هنگام درخواست شغل یا کسب و کار، ادامه مطلب را بخوانید.

1. با یک چیز جالب شروع کنید: در سناریوی بازار امروز که چندین رزومه پشت میز قرار دارند، چرا یک رزومه خاص نسبت به سایر رزومه‌ها انتخاب می‌شود؟ فکر کردن… به این دلیل است که رزومه دارای یک جلد نامه / یادداشت مقدماتی است که آن را قابل فروش می کند. خلاصه ای از مشخصات یک کاندیدا همیشه بهتر از یک هدف ساده بیان شده یک خطی است که صرفاً در مورد آرزوهای یک نامزد صحبت می کند و در مورد خلاصه مشخصات او نمی گوید.
2. یک تماس شخصی اضافه کنید: هنگام نوشتن برای مشتریان بالقوه برای تجارت، اطمینان حاصل کنید که محتوا مطابق با مشخصات و نیاز مشتری سفارشی شده است. این به ایجاد یک پیوند خاص با خواننده کمک می کند.
3. مثال بزنید و نه فقط صفت: یک داوطلب باید یک مثال مرتبط را برای اثبات یا توجیه صفت های موجود در رزومه ذکر کند. به عنوان مثال، اگر او در مورد قدرت خود در زمینه مدیریت تیم صحبت می کند، باید مثالی در مورد نحوه مدیریت یک تیم ذکر کند. از ارائه جزئیات در سطح خرد خودداری کنید، با این حال، در مورد دستاوردها / شناسایی ها صحبت کنید.
4. اعداد اهرمی: یک نامزد باید از دستاوردها / صفت های ذکر شده با اعداد پشتیبان تهیه کند. همین امر در مورد شرکت هایی که به دنبال کسب و کار هستند نیز صدق می کند. اعداد پایه محکمی برای ایجاد تعهد تشکیل می دهند. درصد حرکتی که نشان دهنده بهبود عملکرد یا امتیازات است همیشه توجه خوانندگان را به خود جلب می کند.
5. اجتناب از اصطلاحات تخصصی: اگر نامزدی در صنعتی کاملاً متفاوت از صنعتی که قبلاً در آن کار کرده است درخواست می دهد، باید از اصطلاحات غیرمرتبط با صنعت جدید اجتناب کند / استفاده نکند. اصطلاحات تخصصی معمولاً افراد را گیج می کنند و احتمال گم شدن پیام وجود دارد. در صورت استفاده از اصطلاحات، باید فرم بسط داده شده را نیز ذکر کرد. به عنوان مثال یک اصطلاح EMS باید در یک عبارت به عنوان “سیستم اندازه گیری کارکنان [EMS]” نوشته شود.
6. داده ها را نادرست معرفی نکنید: با صداقت بنویسید. خواه اعداد باشد یا سالها تجربه یا حجم فروش – همه حقایق بیان شده باید درست باشد.
7. مهارت های ارتباطی: مطمئن شوید که سند بدون خطا است – بدون اشتباه املایی یا گرامری. همیشه سند / پروپوزال را با مدرک بخوانید یا آن را توسط یک دوست / همکار بخوانید.
8. پیگیری: بیشتر اوقات یک نامزد رزومه یا پیشنهادی را به مشتری احتمالی ارسال می کند و پیگیری نمی کند. به یاد داشته باشید، چندین رزومه و پیشنهاد دیگر وجود دارد که پشت میز قرار دارد. یک نامزد باید اطمینان حاصل کند که یک پیگیری سریع [بخوانید “خیلی زیاد”] باید انجام شود. 

نوشتن موثر برای نتایج

هنگام نوشتن برای یک دوست، همکار، مشتری یا یک شریک تجاری، محتوا باید واضح، مختصر، متقاعد کننده، دقیق و مطمئن باشد. برای دانستن نکاتی برای ارزشمند کردن نامه / یادداشت / ارائه به ادامه مطلب مراجعه کنید.

1. اجتناب از پرحرفی: کلمات و جملات کوتاه تر را انتخاب کنید. به عنوان مثال “می خواستم به شما اطلاع دهم که جلسه لغو شده است”. [10 کلمه] این جمله را می توان به صورت «لطفاً توجه داشته باشید که جلسه لغو شده است» بازنویسی شود. [7 کلمه]
2. از خطوط موضوعی عینی استفاده کنید: موضوع یادداشت / نامه / ایمیل باید عینی باشد و محتوای پیام را منعکس کند. به عنوان مثال، «نکاتی در مورد نوشتن مؤثر برای تجارت» به خواننده می‌رساند که محتوای پیام با اطلاعاتی در مورد نوشتن مؤثر مرتبط است.
3. مخاطب خود را تعیین کنید: توصیه می‌شود برای یک مجموعه از مخاطبان بنویسید، زیرا نوشتن برای افراد حرفه‌ای مستلزم انتخاب واژه‌های صحیح است که توسط متخصصان مختلف به روشی یکسان درک می‌شود. همچنین از کلماتی که بسیار فنی هستند و فقط برای مخاطب خاصی قابل درک است استفاده نکنید.
4. درخواست اقدام: هرگز خواننده را رها نکنید که حدس بزند “بعدش چی؟” او باید بداند که از او چه انتظاری می رود. نامه / نامه خود را با اقدامی که انتظار دارید خواننده انجام دهد ببندید.
5. پیام‌های سراسر شرکت را با یک استراتژی به اشتراک بگذارید: کارمندان را با نامه‌های سنگین متنی زیاد شلوغ نکنید. پیام را تقسیم کنید به عنوان مثال، اگر شرکتی یک اتاق کنفرانس ویدئویی راه اندازی کرده باشد، تیم ارتباطات شرکتی باید اولین پیام را برای اعلام راه اندازی، پیام دوم در مورد نحوه استفاده از تجهیزات، و پیام سوم را در مورد نحوه مسدود کردن اتاق کنفرانس برای جلسات مشتری ارسال کند. و تماس می گیرد.
6. قالب بندی منطقی یک سند: اطمینان حاصل کنید که محتوای پیام به موضوع و محتوای زیر و بالای آن مرتبط است. باید یک ارتباط منطقی در پاراگراف های مختلف موجود در سند وجود داشته باشد.
7. متقاعد کننده باشید: به جای بسیاری از خوانندگان، به یک خواننده خطاب کنید زیرا تمرکز را افزایش می دهد و همچنین باعث ایجاد مسئولیت در خواننده می شود.
8. مخاطب را درگیر کنید: با مخاطب صحبت کنید. به عنوان مثال، به جای گفتن، “دو راه برای محاسبه هزینه وجود دارد.” فرستنده پیام می تواند بگوید: “تحلیلگران مالی می توانند یکی از دو روش را برای محاسبه هزینه انتخاب کنند.”
9. قبل از ارسال بررسی کنید: همیشه نامه / یادداشت / سندی را که قرار است ارسال شود تصحیح کنید. به یاد داشته باشید که اولین پیش نویس همیشه پیش نویس نهایی نیست. فقط محتوا را بررسی نکنید، بلکه قالب بندی، خطوط موضوع، مخاطبان و پیوست ها را نیز بررسی کنید.
10. با اطمینان اجرا کنید: هنگام ارسال ارتباط نترسید. اگر لازم است یادآوری ارسال شود، باید ارسال شود. سعی نکنید آن را به گروهی ارسال کنید، بلکه آن را برای کسانی که تاکنون گزارش ارسال نکرده اند ارسال کنید. به عنوان مثال، در صورتی که گزارشی را که درخواست کرده‌اید دنبال می‌کنید، مخاطب را با این عنوان خطاب کنید که “متشکرم X، Y، Z برای ارسال گزارش‌ها”. ما همچنان منتظر گزارش‌هایی از A، B و C هستیم. از شما درخواست می‌کنیم تا حداکثر تا ساعت 4 بعد از ظهر امروز آنها را ارسال کنید.»

چگونه یک ارائه عالی ایجاد کنیم؟

استفاده از زبان بدن در ارتباطات

آیا می دانستید در حالی که در هند یا آمریکا با ایجاد دایره ای با انگشت شست و سبابه علامت “خوب” یا “خوب” نشان داده می شود، در تونس همین علامت به معنای “من شما را خواهم کشت” و در ژاپن به معنای “پول” است. “؟

کینزیک یا مطالعه زبان بدن باید برای همه قابل درک باشد. چه مصاحبه باشد چه ارائه، فرد باید از نحوه استفاده موثر از زبان بدن آگاه باشد.

برای درک بیشتر در مورد اجزای مختلف غیر کلامی ارتباط، ادامه مطلب را بخوانید…

1. تماس چشمی: همیشه ارتباط چشمی را با مخاطبان خود حفظ کنید. با این حال، فرد باید اطمینان حاصل کند که بیش از 5 ثانیه نگاه خود را به یک نفر خیره نکند. بال زدن بیش از حد چشم ها می تواند نشان دهنده عدم اعتماد به نفس باشد. خیره شدن به یک شخص می تواند دلهره آور باشد و بنابراین ایده خوبی نیست.
2. لرزش دست: هنگام دست دادن به خصوص در محیط های حرفه ای، لرزش دست باید محکم باشد و شل نباشد. دست دادن آهنین [دست دادن بسیار قوی] می تواند نشان دهنده این باشد که فرد در تلاش برای تسلط است.
3. ضربدری کردن بازوها: ضربدری کردن بازوها می تواند به این معنی باشد که یک فرد برای ایده ها / نظرات جدید به خصوص در صورت ارائه یک سخنرانی باز نیست. با این حال، در یک مصاحبه انفرادی، اگر مصاحبه کننده دست هایش را روی هم گذاشته باشد، نامزد می تواند همین کار را انجام دهد.
4. وضعیت نشستن: تکیه دادن به صندلی ایده خوبی نیست. فرد باید عمودی بنشیند، هرچند در وضعیتی آرام. نشستن روی صندلی به معنای عدم علاقه یا طرد شدن است.
5. ژست: اشاره به نوعی ارتباط غیرکلامی اطلاق می شود که از بخشی از بدن با یا بدون ارتباط کلامی استفاده می کند. ژست‌ها شامل حالات چهره، تکان دادن سر [که در بیشتر فرهنگ‌ها نشانه تایید است]، تکان دادن سر / تکان دادن سر است.
6. حالت چهره: چهره بهترین انعکاس احساسات یک فرد است. اغلب اوقات تشخیص اینکه یک فرد خوشحال، غمگین، مضطرب، عصبانی یا هیجان زده است، آسان است. بسیار مهم است که در یک سناریوی حرفه ای فرد باید حالات چهره خود را کنترل کند. برای مثال، اگر مجری احساس کند که ارائه‌اش خیلی خوب پیش نمی‌رود، نباید نشانه‌ای از از دست دادن امید را نشان دهد و در عوض سعی کند مشارکت‌کنندگان را بیشتر کند.