بهترین برنامه حقوق و دستمزد برای کسب و کار شما چیست؟

• چهار نوع برنامه حقوق و دستمزد هفتگی، دوهفته ای، شش ماهه و ماهانه است.
• دو هفته ای رایج ترین برنامه حقوق و دستمزد است، اما سه گزینه دیگر ممکن است برای کسب و کار شما مفید باشند.
• با استفاده از نرم افزار حقوق و دستمزد می توانید به راحتی برنامه حقوق و دستمزد کسب و کار خود را انتخاب و تغییر دهید.
• این مقاله برای صاحبان مشاغل کوچک است که به دنبال انتخاب برنامه حقوق و دستمزد برای کسب و کار خود هستند.

زمانی که کارمند بودید، احتمالاً دو بار در ماه چک حقوق دریافت می‌کردید. اما اکنون، به عنوان یک صاحب کسب و کار کوچک، ممکن است از خود بپرسید که آیا می توانید برای صرفه جویی در زمان و شاید پول کمتر هزینه کنید. شما می توانید، اما آیا باید؟ این راهنما به شما کمک می کند تا برنامه حقوق و دستمزد مناسب را برای شرکت خود انتخاب کنید.

جدول حقوق و دستمزد چیست؟

برنامه حقوق و دستمزد شما تعداد دفعاتی را که به کارکنان خود پرداخت می کنید را توصیف می کند. به عنوان مثال، اگر دو بار در ماه به کارمندان خود حقوق می دهید، برنامه حقوق و دستمزد شما به صورت شش ماهه است (گاهی اوقات “دوماهانه” نامیده می شود، اگرچه این نام اشتباهی است در مورد حقوق و دستمزد، زیرا به معنای “هر ماه دیگر” است). 

برنامه حقوق و دستمزد شما اساس جدول زمانی و عملیات حقوق و دستمزد شما را تشکیل می دهد و می تواند بر هزینه های حقوق و دستمزد و جریان نقدی کارکنان شما تأثیر بگذارد. علاوه بر این، مشاغل در بخش های خاص یا با اندازه های خاص ممکن است یک نوع برنامه حقوق و دستمزد را بر سایرین ترجیح دهند.

انواع برنامه های حقوق و دستمزد چیست؟

چهار نوع اصلی برنامه حقوق و دستمزد وجود دارد : هفتگی، دو هفته‌ای، شش ماهه و ماهانه.

1. هفتگی: در یک برنامه هفتگی حقوق و دستمزد، شما هر هفته به کارمندان خود حقوق می دهید، معمولاً هر بار در همان روز هفته. شما حقوق و دستمزد را 52 بار در سال پردازش می کنید و برای هر کارمند 52 چک حقوق در طول سال صادر می کنید.
2. دوهفته‌نامه: وقتی برنامه‌ای را برای دوهفته‌گی حقوق و دستمزد انتخاب می‌کنید، هر دو هفته یک بار چک حقوق کارمندان را صادر می‌کنید. شما چک حقوق خود را در همان روز هفته هر هفته در میان صادر خواهید کرد. کارمندانی که هر دو هفته به آنها پرداخت می کنید، سالانه 26 چک حقوق از شما دریافت می کنند.
3. نیم ماهانه: در یک برنامه شش ماهه، دو بار در ماه به کارمندان خود حقوق می دهید. همین امر اغلب برای پرداخت دو هفته‌ای صادق است، بنابراین این برنامه‌های حقوق و دستمزد اغلب به اشتباه در هم آمیخته می‌شوند. دستمزد شش ماهه منجر به دو چک حقوق در ماه و 24 چک حقوق کارمند در سال می شود، در حالی که حقوق دوهفته ای گاهی منجر به سه چک در ماه می شود. بنابراین، چک‌های حقوق شش ماهه بیشتر از چک‌های حقوق دو هفته‌ای است.
4. ماهانه: یک برنامه حقوق ماهیانه به این معنی است که شما یک بار در ماه به کارمندان خود حقوق می پردازید که در نتیجه در مجموع 12 بار در سال پرداخت می شود. احتمالاً در همان روز ماه، شاید اولین جمعه ماه، چک حقوق ماهانه صادر خواهید کرد. همچنین می توانید دستمزد ماهانه را در اول ماه صادر کنید.

از فوریه 2020، داده های اداره آمار کار ایالات متحده (BLS) نشان می دهد که دستمزد دوهفته ای محبوب ترین برنامه حقوق و دستمزد است. BLS دریافته است که 43٪ از مشاغل از برنامه های پرداخت دو هفته ای استفاده می کنند و برنامه های هفتگی با 33.3٪ در رتبه دوم قرار دارند. دستمزد شش ماهه با 19% در رتبه سوم قرار دارد و ماهانه با 4.7% در رده آخر قرار دارد.

آیا می دانستید؟ برنامه های پرداخت دوهفته ای رایج ترین هستند و پس از آن هفتگی، شش ماهه و ماهانه.

مزایا و معایب هر برنامه حقوق و دستمزد چیست؟

چهار برنامه پرداخت وجود دارد زیرا هیچ گزینه واحدی برای هر کسب و کاری کاملاً کار نمی کند. برای کمک به شما در تصمیم گیری بهترین گزینه برای کسب و کارتان، مزایا و معایب هر برنامه را در زیر فهرست کرده ایم. 

همانطور که با جزئیات هر نوع آشنا می شوید، بدانید که اجرای بیش از یک برنامه پرداخت کاملاً امکان پذیر است. به عنوان مثال، برخی از کسب و کارها به کارکنان ساعتی به صورت هفتگی و به کارکنان حقوق بگیر هر دو هفته یکبار حقوق می دهند. بیش از یکی از برنامه‌های حقوق و دستمزد زیر ممکن است با نیازهای شما مطابقت داشته باشد، و می‌توانید هر تعداد که نیاز دارید استفاده کنید.

برنامه هفتگی حقوق و دستمزد مزایا و معایب

اینها برخی از مزایای برنامه هفتگی حقوق و دستمزد است.

• جریان نقدی بیشتر برای کارمندان: هرچه بیشتر به کارمندان خود حقوق بدهید، سریعتر به دستمزدی که به دست آورده اند دسترسی خواهند داشت. نتیجه، طبق تعریف، جریان نقدی بیشتر و در نتیجه ثبات مالی بیشتر برای کارکنان شما است. این تصور به ویژه در مورد کارمندان با دستمزد کمتر صادق است، که حتی مبالغ اندک نقدینگی ممکن است برای آنها حیاتی باشد.
• محاسبات آسان تر اضافه کاری: فرض کنید کارمندان شما از قانون استانداردهای کار منصفانه مستثنی نیستند و گهگاه اضافه کار می کنند . در این صورت، باید برای تمام ساعات اضافه کاری به این کارمندان یک و نیم زمان پرداخت کنید. اضافه کردن این دستمزدهای اضافه کاری به چک های حقوقی شما در برنامه دستمزد هفتگی بسیار ساده تر است. از آنجایی که شما احتمالاً اضافه کاری هفتگی را دنبال می کنید، فقط ساعات اضافه کاری هفته را در نرخ دستمزد اضافه کاری خود ضرب می کنید و نتیجه را به چک های حقوق خود اضافه می کنید.

اینها برخی از اشکالات برنامه هفتگی حقوق و دستمزد هستند.

• کارمزدهای حقوق و دستمزد بالاتر: با برخی از خدمات حقوق و دستمزد، در تعداد دفعاتی که می توانید بدون هزینه اضافی حقوق و دستمزد را اجرا کنید، سقفی خواهید داشت. پرداخت هفتگی، با 52 بار پرداخت در سال، برنامه‌ای است که احتمالاً شما را از این سقف عبور می‌کند. به این ترتیب، برنامه های پرداخت هفتگی ممکن است تأثیر زیادی بر هزینه های حقوق و دستمزد شما داشته باشد. با این حال، اگر هنگام انتخاب ارائه‌دهنده خدمات حقوق و دستمزد خود ، گزینه‌هایی را جستجو کنید که هزینه‌ای برای پرداخت اضافی دریافت نمی‌کنند ، می‌توانید از این مشکل جلوگیری کنید.
• هزینه های پستی بالاتر: اگر چک حقوق کارمندان خود را چاپ کنید، برنامه های هفتگی پرداخت می تواند گران تر شود. به این دلیل که هر یک از 52 برنامه حقوق و دستمزدی که در سال اجرا می کنید، به سهام چک، جوهر مغناطیسی یا تونر، پاکت نامه و تمبر نیاز دارد. شما این منابع را بسیار سریعتر از سایر برنامه ها مصرف خواهید کرد و هزینه های ذخیره مجدد خود را افزایش خواهید داد.

مزایا و معایب برنامه دو هفته ای حقوق و دستمزد

اینها دلایلی هستند که هر دو هفته محبوب ترین برنامه است.

• چرخه‌های پرداخت قابل پیش‌بینی: با پرداخت دوهفته‌ای، می‌دانید که باید هر ۱۴ روز یک بار حقوق و دستمزد را پردازش کنید. به علاوه، چک های شما احتمالاً هر بار در همان روز هفته صادر می شود، بنابراین مهلت های حقوق و دستمزد شما کاملاً واضح خواهد بود. کارمندان شما همچنین دقیقاً می‌دانند که چه زمانی باید منتظر چک‌های حقوق خود باشند و در نتیجه حسابداری شخصی و بودجه‌بندی آسان‌تر می‌شود.
• محاسبات آسان‌تر اضافه کاری: مانند حقوق هفتگی، برنامه‌های دوهفته‌ای حسابداری اضافه کار را ساده‌تر می‌کند. برنامه های دوهفته ای، محاسبه و پرداخت اضافه کاری را نسبت به گزینه های شش ماهه یا ماهانه بسیار آسان تر می کند. این به این دلیل است که دوره های پرداخت نیم ماهانه و ماهانه اغلب هفته های کاری را بین چرخه های پرداخت تقسیم می کند و محاسبات اضافه کاری را چالش برانگیزتر می کند.

اگرچه برنامه پرداخت دو هفته‌ای بسیار محبوب است، اما دارای معایبی است.

• تاریخ پرداخت متغیر: اگرچه می‌دانید که چک‌های حقوق شما هر جمعه در میان می‌رود، فوراً تاریخ این چک‌ها را نمی‌دانید. در عوض باید تقویم را بررسی کنید. ممکن است آرزو کنید کاش تاریخ پرداخت هر ماه یکسان بود.
• هزینه های بیشتر حقوق و دستمزد: بله، یک برنامه دو هفته ای حقوق و دستمزد ممکن است تقریباً هزینه هفتگی حقوق و دستمزد شما را به نصف کاهش دهد. با این حال، از آنجایی که آنها در مقایسه با برنامه های حقوق و دستمزد شش ماهه و ماهانه، حقوق بیشتری دریافت می کنند، آنها نیز می توانند به سرعت گران شوند. با این حال، مجدداً، اگر یک ارائه دهنده خدمات حقوق و دستمزد را انتخاب کنید که امکان اجرای نامحدود حقوق و دستمزد را فراهم می کند، این مشکلی ایجاد نخواهد کرد.

مزایا و معایب برنامه حقوق و دستمزد شش ماهه

در اینجا دلایلی وجود دارد که چرا یک برنامه حقوق و دستمزد شش ماهه ممکن است برای کسب و کار شما مناسب باشد.

• حقوق ثابت: با یک برنامه شش ماهه، شما همیشه در 15 و 30 ماه حقوق کارمندان خود را پرداخت خواهید کرد. بله، برای تعطیلات بانکی و تعطیلات آخر هفته باید تغییرات جزئی انجام دهید، اما به راحتی می توانید از طریق نرم افزار حقوق و دستمزد خود این کار را انجام دهید.
• محاسبات آسان کسر مالیات: از آنجایی که شما همیشه دو چک حقوق کارمند را در یک برنامه شش ماهه در ماه صادر می کنید، دقیقاً همان مقدار از کسر در هر چک را کسر خواهید کرد. این ساختار جمع آوری صحیح مالیات کارمندان و پرداخت حق بیمه مزایا را بسیار آسان تر می کند. همچنین گنجاندن هزینه‌های مزایای جدید در چک‌های حقوق آینده را به فرآیندی بسیار ساده‌تر تبدیل می‌کند.

از سوی دیگر، برخی از کسب و کارها ممکن است بخواهند به دلایل زیر از برنامه ریزی های حقوق و دستمزد شش ماهه خودداری کنند.

• محاسبات چالش برانگیز اضافه کاری: هفته های کاری که در یک ماه شروع می شود و در ماه دیگر به پایان می رسد اجتناب ناپذیر است. آنها همچنین محاسبات اضافه کاری را بسیار سخت تر می کنند، زیرا ساعات اضافه کاری از یک هفته کاری می تواند در دو ماه متفاوت باشد. این جداسازی می‌تواند باعث سردرگمی کارمندانی شود که بررسی می‌کنند که آیا دقیقاً حقوق دریافت کرده‌اند یا خیر. همچنین می تواند شما را در محاسبه پرداخت های صحیح گیج کند.
• به طور کلی تعداد بالای پرداخت‌های حقوق و دستمزد: در حالی که برنامه‌های حقوق و دستمزد شش ماهه منجر به حتی نصف تعداد اجرای برنامه‌های حقوق و دستمزد در برنامه‌های هفتگی نمی‌شود، در مقایسه با برنامه‌های ماهانه، دو برابر بیشتر اجرا می‌شوند. این می تواند برنامه های حقوق و دستمزد شش ماهه را برای برخی از صاحبان مشاغل کوچک بسیار گران کند.

مزایا و معایب برنامه حقوق و دستمزد ماهانه

اگرچه کمتر از 5 درصد از کسب و کارها از برنامه های حقوق و دستمزد ماهانه استفاده می کنند، اما مزایایی را به همراه دارند. 

• هزینه های کم حقوق و دستمزد: برنامه حقوق و دستمزد ماهانه به این معنی است که شما 12 بار در سال حقوق و دستمزد را پردازش خواهید کرد. این بدان معناست که موارد کمتری را متحمل می‌شوید که در آن هزینه‌های اضافی مرتبط با اجرای حقوق و دستمزد متحمل می‌شوید.
• محاسبات کسر بسیار آسان: فقط با یک چک در ماه، شما مجبور نخواهید بود که حق بیمه سود را بین چندین چک حقوق تقسیم کنید. شما احتمال خطای انسانی را کاهش خواهید داد و از کارهای خسته کننده خود صرفه جویی خواهید کرد.
• کار کمتر به طور کلی: هر چه تعداد دفعات کمتری حقوق و دستمزد را اجرا کنید، برای اجرای کار باید کار کمتری انجام دهید. و با برنامه‌های حقوق و دستمزد ماهانه، حداکثر نصف برنامه‌های دیگر حقوق و دستمزد را اجرا می‌کنید. 

حقوق و دستمزد ماهانه قطعاً معایبی نیز دارد، به همین دلیل است که به ندرت از آن استفاده می شود. 

• ناراحتی کارمند: چه احساسی دارید که یک ماه کامل برای کارتان دستمزد بگیرید؟ چه احساسی دارید که فقط با یک چک حقوق برای یک ماه هزینه برنامه ریزی کنید؟ پاسخ های شما ممکن است “بد” و “بد” باشد. مهم نیست که حقوق و دستمزد ماهانه چقدر کار و پول شما را پس انداز می کند، آیا واقعاً می خواهید چنین تأثیری روی کارمندان خود داشته باشید؟

• غیر قابل اجرا بودن برای کارمندان ساعتی: بین نگرانی های اضافه کاری و دستمزدهای کمتر که اغلب با کار ساعتی مرتبط است، برنامه های حقوق و دستمزد ماهانه برای کارمندان ساعتی ممنوع است. تقسیم هفته های کاری به ماه ها می تواند برای محاسبه حقوق اضافه کاری ماهانه مشکل ساز باشد. همچنین، کارمندان کم دستمزد اغلب نمی توانند یک ماه کامل برای دریافت حقوق خود صبر کنند.
• نگرانی های حقوقی بالقوه: برخی از ایالت ها قوانینی دارند که برنامه های حقوق و دستمزد ماهانه را در بسیاری از شرایط یا در همه شرایط ممنوع می کند. مشورت با یک متخصص در این مورد بسیار مهم است تا خود را در آب داغ نیافتید.

کدام نوع از مشاغل از هر جدول حقوق و دستمزد سود می برند؟

داده های BLS در مورد شیوع برنامه حقوق و دستمزد بر اساس بخش به انواع مشاغلی که از هر برنامه حقوق و دستمزد سود می برند اشاره می کند. BLS دریافته است که پرداخت هفتگی در ساخت و ساز، تولید و تجارت رایج است. این صنایع بسیاری از کارگران ساعتی و با دستمزد کمتر را استخدام می کنند که این امر شیوع برنامه های هفتگی حقوق و دستمزد در این بخش ها را توضیح می دهد.

پرداخت شش ماهه در استخراج، اطلاعات، امور مالی و خدمات حرفه ای رایج است. با این حال، همه این صنایع حتی بیشتر از برنامه های پرداخت دو هفته ای استفاده می کنند.

هیچ صنعتی به ویژه اغلب از حقوق ماهانه استفاده نمی کند. در هر صورت، اندازه کسب و کار با شیوع برنامه های حقوق و دستمزد ماهانه ارتباط قوی تری دارد. BLS دریافته است که 8.9٪ از شرکت هایی که کمتر از 10 کارمند دارند از برنامه های حقوق و دستمزد ماهانه استفاده می کنند. این رقم بسیار بیشتر از شرکت هایی با 10 کارمند یا بیشتر است. 

به طور کلی، با افزایش اندازه کسب و کار، میزان دستمزد دوهفته‌ای افزایش می‌یابد، اگرچه برای همه اندازه‌های کسب‌وکار رایج است. یک استثنای قابل توجه این است که شرکت‌هایی که حداکثر 9 کارمند دارند، از برنامه‌های حقوق و دستمزد شش ماهه کمی بیشتر (34.9%) از حقوق دوهفته‌ای (33.7%) استفاده می‌کنند.

نکته کلیدی: پرداخت هفتگی در بخش های ساخت و ساز، تولید و تجارت رایج است، در حالی که پرداخت شش ماهه اغلب در معدن، اطلاعات، امور مالی و خدمات حرفه ای استفاده می شود.

نحوه تغییر برنامه حقوق و دستمزد در نرم افزار حقوق و دستمزد

اگر متقاعد شده اید که تغییر برنامه حقوق و دستمزد درست است، اگر از نرم افزار حقوق و دستمزد استفاده می کنید، می توانید به راحتی تغییر را انجام دهید. (اگر این کار را نمی‌کنید، اما می‌خواهید شروع کنید، از بررسی‌های ما درباره بهترین خدمات حقوق و دستمزد دیدن کنید تا مناسب مناسب را پیدا کنید.) وارد حساب کاربری خود می‌شوید، به دنبال منوی “دستمزد” در بالا یا سمت چپ بگردید- پانل ناوبری جانبی، و فرکانس حقوق و دستمزد خود را در آنجا تغییر دهید. در برخی موارد، می توانید برنامه های مختلف حقوق و دستمزد را برای گروه های مختلف کارمندان تنظیم کنید.

نکته: با نرم افزار حقوق و دستمزد می توانید برنامه حقوق و دستمزد خود را به راحتی تغییر دهید.

یک مثال ملموس باید نشان دهد که این فرآیند چقدر می تواند آسان باشد. در اینجا نحوه تغییر برنامه حقوق و دستمزد در نرم افزار حقوق و دستمزد Intuit QuickBooks آمده است: 

1. «تنظیمات حقوق و دستمزد» را از نماد چرخ دنده، سپس «زمان‌بندی پرداخت» را از برگه «دستمزد و خدمات» انتخاب کنید. 
2. روی “ایجاد” کلیک کنید و دوره پرداخت و تاریخ پرداخت را اضافه کنید. 
3. «کارمندان» را از منوی «دستمزد» انتخاب کنید و روی نام کارمند کلیک کنید.
4. “هر چند وقت یک بار پرداخت می کنید؟” را انتخاب کنید. کشویی، برنامه پرداخت خود را پیوند دهید، و