همه سازمان ها در نوع خود منحصر به فرد هستند. با این حال، هر هیئت مدیره دارای برخی از مسئولیت های اساسی اساسی است. سازمان ها ممکن است برای سود یا خیریه فعالیت کنند. آنها ممکن است مبتنی بر عضویت یا غیر عضویت باشند. سازمان ها ممکن است جدید یا قدیمی باشند. آنها ممکن است یک پایگاه مالی قوی داشته باشند یا ممکن است یک استارت آپ مشکل ساز باشند. اینها انواع ویژگی هایی هستند که نحوه ایفای مسئولیت های هیئت مدیره را تعیین می کنند. نقش هیئت مدیره نیز بر اساس هدف و چشم انداز سازمان متفاوت است. با رشد و تکامل سازمان ها، و رشد و تغییر جهانی که در آن فعالیت می کنند، هیئت مدیره مسئول بررسی تغییرات و انجام تنظیماتی است که به نفع سازمان است.

صرف نظر از سلامت، نوع یا وضعیت یک سازمان، هیئت ها دارای 10 مسئولیت اساسی زیر هستند:

1. چشم انداز، ماموریت و هدف سازمان را تعیین کنید.

چشم انداز سازمان، دیدگاه اعضای بنیانگذار است که می خواهند سازمان چگونه باشد و چه هدفی را دنبال می کند. هیئت مدیره همچنین مسئولیت نوشتن بیانیه ماموریت را بر عهده دارد، کاری که سازمان در نظر دارد برای تحقق چشم انداز انجام دهد. هیئت مدیره باید چشم انداز را در حین انجام برنامه ریزی استراتژیک خود در نظر بگیرد تا اطمینان حاصل شود که برنامه ریزی آنها به طور مستمر با چشم انداز همسو می شود. همه افرادی که به طور مستقیم یا غیرمستقیم با سازمان در ارتباط هستند باید از چشم انداز آن آگاه باشند و هیئت مدیره در آن نقش زیادی دارد.

2. مدیر اجرایی را استخدام، نظارت و ارزیابی کنید.

هیأت‌ها وظیفه دارند که شایسته‌ترین فردی را که می‌توانند به‌عنوان مدیر اجرایی پیدا کنند، شناسایی، استخدام و منصوب کنند. علاوه بر این، هیئت مدیره شرح وظایف مدیر اجرایی را می نویسد . قبل از انجام جستجوی اجرایی، هیئت مدیره باید نیازها، نقاط قوت و ضعف سازمان را در در نظر گرفتن مهارت ها و توانایی هایی که یک رهبر می تواند برای کمک به پیشرفت سازمان به ارمغان بیاورد، در نظر بگیرد. رهبر جدید باید در مورد انتظارات هیئت مدیره برای سال اول خدمتش شفاف باشد.

3. نظارت مالی مناسب را انجام دهید.

مدیران هیئت مدیره با یکدیگر همکاری می کنند تا بودجه ای را تنظیم کنند و اطمینان حاصل کنند که کنترل های داخلی مناسبی برای وجوه ورودی و خروجی وجود دارد. حتی شرکت های کوچک و استارت آپ ها باید کمیته حسابرسی داشته باشند و هر سال حسابرسی داخلی انجام دهند.

4. اطمینان حاصل کنید که سازمان از منابع کافی برخوردار است.

هر سازمانی به منابع نیاز دارد و این مسئولیت هیئت مدیره است که اطمینان حاصل کند که هر بخش از سازمان منابع کافی برای انجام تعهدات سازمان و انجام ماموریت خود را دارد. هیئت ها باید به دقت بهترین راه را برای تخصیص پول و سایر منابع به نفع سازمان و ذینفعان آن در نظر بگیرند. مدیران هیئت مدیره غیرانتفاعی باید انتظار داشته باشند که به طور منظم به سازمان کمک مالی کنند و از شبکه شخصی و حرفه ای خود برای پیشبرد مأموریت سازمان استفاده کنند.

5. یک برنامه استراتژیک ایجاد کنید و از رعایت آن اطمینان حاصل کنید.

هیئت ها اهداف و مقاصدی را بر اساس یک برنامه استراتژیک تعیین می کنند، به طوری که آنها راهنمای نحوه برآوردن اهداف و نیازهای سازمان را دارند که در پست های هیئت مدیره غیرانتفاعی قابل اجرا است . تحلیل SWOT (نقاط قوت، ضعف، فرصت ها و تهدیدها) معمولاً بخشی از فرآیند برنامه ریزی استراتژیک است. برنامه راهبردی ممکن است هر سال یا هر چند سال یکبار انجام شود. برنامه ریزی استراتژیک باید اهداف کوتاه مدت و بلند مدت را در نظر بگیرد. هیئت ها بر اساس گزارش های دریافتی از مدیریت، پیشرفت در اهداف را نظارت می کنند.

6. از انطباق قانونی و یکپارچگی اخلاقی اطمینان حاصل کنید.

همه سازمان ها باید قوانین و مقررات را رعایت کنند. مدیران هیئت مدیره وظیفه امانتداری دارند تا اطمینان حاصل کنند که سازمان آنها به طور کامل به تعهدات قانونی خود پایبند است. مدیران هیئت مدیره باید به شیوه ای صادقانه و اخلاقی رفتار کنند و در نتیجه الگوی دیگران باشند. انطباق قانونی همچنین مستلزم تنظیم خط مشی هایی برای ایجاد رفتار قابل قبول مانند خط مشی افشاگر، کد رفتار، و منشور اخلاقی است.

7. منابع را مسئولانه مدیریت کنید.

مدیران هیئت مدیره به افراد و گروه های زیادی پاسخگو هستند. به همین دلیل، هیئت‌ها باید اطمینان حاصل کنند که از دارایی‌های سازمان محافظت می‌کنند و آن‌ها را مسئولانه مدیریت می‌کنند. مدیران هیئت مدیره وظیفه قانونی دارند که در قبال اعمال و عدم عمل خود شفاف و پاسخگو باشند. مدیران هیئت مدیره معمولاً تا زمانی که مسئولانه و با حسن نیت عمل کنند و در هنگام تصمیم گیری دقت لازم را انجام دهند از مسئولیت اشتباهات قضاوتی محافظت می شوند.

8. اعضای جدید هیئت مدیره را جذب و هدایت کنید و عملکرد هیئت مدیره را ارزیابی کنید.

هیئت مدیره مسئول جذب، معرفی و انتصاب مدیران هیئت مدیره جدید است که ترکیب مناسبی از مهارت ها و توانایی ها را برای کمک به سازمان ها در انجام و پیشبرد مأموریت خود دارند. هیئت ها باید تا آنجا که می توانند در مورد عملکرد خود عینی باشند. اکثر هیئت ها هر ساله یک ارزیابی خود را با هدف شناسایی نقاط ضعف و تشکیل برنامه ای برای بهبود عملکرد هیئت مدیره انجام می دهند.

9. ارتقای جایگاه عمومی سازمان

شهرت عامل مهمی در عملکرد یک سازمان است. هیئت مدیره به عنوان رابط بین شرکت و سهامداران آن عمل می کند. هر تعامل با ذینفعان فرصت هایی را برای به اشتراک گذاشتن فرهنگ، مأموریت، دستاوردها و اهداف سازمان ارائه می دهد. ذینفعان انتظار دارند که هیئت ها شفاف و پاسخگو باشند. سازمان هایی که آشکارا و صادقانه فعالیت می کنند از مزایای داشتن یک رابطه قابل اعتماد با ذینفعان خود بهره مند می شوند. برای هیئت مدیره ها داشتن یک سخنگوی تعیین شده که بتواند به طور موثر کار خوب سازمان را بیان کند یا در مواقع بحران به ذینفعان پاسخ دهد، مهم است.

10. تقویت برنامه ها و خدمات سازمان.

هیئت‌ها تصمیم می‌گیرند که کدام برنامه‌ها بیشتر نمونه‌ای از مأموریت سازمان هستند. با در نظر گرفتن منابع و خواسته های سازمان، هیئت مدیره می توانند تصمیم بگیرند که آیا برنامه ها و خدمات فعلی و پیشنهادی آنها با ماموریت و هدف سازمان همخوانی دارد یا خیر. زمانی که برنامه‌ها برای دریافت بودجه و سایر حمایت‌ها رقابت می‌کنند، هیئت‌ها باید تصمیمات سختی در مورد اولویت‌ها بگیرند.

داشتن فهرستی از مسئولیت ها ابزاری عالی برای هیئت مدیره برای ارزیابی عملکرد خود است. یک برنامه نرم افزار مدیریت هیئت مدیره BoardEffect یکی دیگر از ابزارهای ارزشمند برای مدیران هیئت مدیره است. فرآیندهای ایجاد دستور جلسه و صورتجلسات جلسه را ساده می کند در حالی که هزینه ها را در مقایسه با تالیف کتاب های کاغذی کاهش می دهد. این برنامه همچنین دارای یک ابزار بررسی داخلی است تا هیئت‌ها بتوانند ارزیابی‌های سالانه هیئت مدیره خود را تکمیل کنند تا پیشرفت خود را سال به سال نظارت کنند. این 10 مسئولیت اصلی هیئت مدیره شروعی عالی برای هیئت مدیره خواهد داشت و آنها باید آنها را نقطه شروعی برای توسعه انتظارات سفارشی خود از مدیران هیئت مدیره در نظر بگیرند.