مفاهیم اساسی مدیریت ارزش کسب شده (EVM)

پیشینه مدیریت ارزش کسب شده ( EVM ).

مفهوم مدیریت ارزش کسب شده در سال 1966 زمانی که نیروی هوایی ایالات متحده ارزش کسب شده (USAF EVMS) را در ارتباط با سایر الزامات برنامه ریزی و کنترل برنامه های نیروی هوایی الزامی کرد، به یک رویکرد اساسی برای مدیریت برنامه (مدیریت پروژه EVM) تبدیل شد . این الزام تحت عنوان مشخصات کنترل برنامه ریزی هزینه/برنامه (C/SPCS) بود. در طول دهه ها، مفهوم و الزامات آن اساساً بدون تغییر باقی مانده است. این به‌روزرسانی‌های دوره‌ای برای عنوان خود داشته است: معیارهای سیستم کنترل هزینه/برنامه (C/SCSC)، معیارهای سیستم‌های مدیریت ارزش کسب‌شده (EVMSC)، و 32 دستورالعمل فعلی در استاندارد EIA-748 برای سیستم‌های مدیریت ارزش کسب‌شده ( EVMS ). EVM _مفهوم ارائه شده در این الزامات یک رویکرد مدیریت صحیح است، که پس از ادغام در هر نوع برنامه، اعم از تحقیق و توسعه، ساخت و ساز، تولید، و غیره، همه سطوح مدیریت را با مشکلات هزینه و زمان بندی زودهنگام مشاهده می کند. مدیریت ارزش کسب شده اکنون در برنامه های سراسر جهان استفاده می شود. کاربران اصلی EVM شامل ایالات متحده، اروپا، انگلستان ، کانادا ، استرالیا ، چین و ژاپن هستند. این یک نیاز بسیاری از سازمان های دولتی ایالات متحده است، از جمله وزارت دفاع ( DoD )، سازمان ملی هوانوردی و فضایی ( ناسا )،وزارت انرژی (DOE)، جامعه اطلاعاتی، وزارت امنیت داخلی ( DHS )، اداره هوانوردی فدرال ( FAA ) و وزارت حمل و نقل ( DOT )، بهداشت و خدمات انسانی ( HHS )، و دیگران.

مدیریت ارزش کسب شده ( EVM ) چیست ؟  مفهوم اساسی EVM چیزی بیش از یک فرآیند یا تکنیک مدیریت پروژه منحصر به فرد است. این یک اصطلاح کلی برای 32 دستورالعمل است که مجموعه ای از الزامات را که سیستم مدیریت پیمانکار باید برآورده کند، تعریف می کند. اهداف یک EVMS عبارتند از:

• بودجه های مرحله ای زمانی را به وظایف قراردادی خاص و/یا بیانیه های کاری مرتبط کنید.
• مبنایی را برای ثبت ارزیابی های پیشرفت کار در برابر طرح پایه فراهم کنید.
• عملکرد فنی، برنامه زمانی و هزینه را به هم مرتبط کنید.
• داده ها / اطلاعات معتبر، به موقع و قابل ممیزی را برای تحلیل و اقدام پیشگیرانه مدیریت پروژه ارائه دهید.
• برای تصمیم گیری مؤثر، سطح عملی خلاصه سازی را به مدیران عرضه کنید.

هنگامی که سیستم EVM پیمانکار در یک پروژه طراحی و اجرا می شود، مزایای قابل توجهی برای پیمانکار و مشتری به همراه خواهد داشت. مزایای پیمانکار شامل افزایش دید و کنترل برای پاسخ سریع و فعالانه به مسائل است که برآوردن زمان‌بندی پروژه، هزینه، تحلیل و اهداف فنی را آسان‌تر می‌کند. مزایای مشتری شامل اعتماد به توانایی پیمانکار برای مدیریت پروژه، شناسایی زودهنگام مشکلات و ارائه تحلیل هزینه قرارداد و وضعیت زمانبندی عینی و نه ذهنی است. مدیریت ارزش کسب شده چند اصطلاح جدید را معرفی می کند. سیستم های داخلی پیمانکاران باید بتوانند موارد زیر را ارائه دهند:

• هزینه بودجه برای کار برنامه ریزی شده ( BCWS ) که گاهی اوقات ارزش برنامه ریزی شده نامیده می شود.
• هزینه بودجه برای کار انجام شده ( BCWP ) یا ارزش به دست آمده.
• هزینه واقعی کار انجام شده ( ACWP ).
• بودجه در حال تکمیل ( BAC ).
• تخمین در زمان تکمیل ( EAC ) که متشکل از انباشته تا به امروز هزینه واقعی کار انجام شده به اضافه برآورد تکمیل کار باقی مانده است.
• واریانس هزینه ( CV ) که به صورت BCWP منهای ACWP محاسبه می شود. نتیجه بزرگتر از 0 مطلوب است (یک زیر انداز) و نتیجه کمتر از 0 نامطلوب است (بیش از حد).
• واریانس زمانبندی ( SV ) که به صورت BCWP منهای BCWS محاسبه می شود. نتیجه بزرگتر از 0 مطلوب است (قبل از برنامه)، نتیجه کمتر از 0 نامطلوب است (عقب از برنامه).
• واریانس در تکمیل ( VAC ) که به صورت BAC منهای EAC محاسبه می شود. نتیجه بزرگتر از 0 مطلوب و نتیجه کمتر از 0 نامطلوب است.

بخش تجزیه و تحلیل و گزارش های مدیریت در زیر استفاده از واریانس های تجزیه و تحلیل EVM را برای ردیابی روندها در طول زمان به عنوان یک ابزار مدیریتی برای EVM نشان می دهد.

32 دستورالعمل در استاندارد EIA-748 برای EVMS به پنج بخش تقسیم شده است که در زیر مورد بحث قرار می گیرد.

1. سازمان
2. برنامه ریزی، برنامه ریزی و بودجه بندی
3. ملاحظات حسابداری
4. تجزیه و تحلیل EVMS و گزارش های مدیریت EVMS
5. تجدید نظر و نگهداری داده ها

سازمان

این بخش اول شامل 5 دستورالعمل است که بر سازماندهی کار تمرکز دارد. یکی از اساسی ترین آنها این است که پیمانکار باید یک ساختار شکست کار (WBS) ایجاد کند که تا سطحی گسترش یابد که وظایفی را که انجام خواهند شد و همچنین ارتباط آنها با محصولات قابل تحویل را توصیف کند. همچنین ساختار تجزیه سازمان ( OBS) که مشخص می کند چه کسی مسئول تلاش کاری تعریف شده در WBS است. در این سطح است که WBS (چه چیزی) و OBS (چه کسی) با هم تلاقی می کنند که یک حساب کنترلی، یک نقطه کنترل مدیریت کلیدی را تعریف می کند. شخص مسئول تلاش کاری (محدوده، برنامه و بودجه) مدیر حساب کنترلی (CAM) است. این پایه و اساس برای حصول اطمینان از یکپارچگی کامل فرآیندهای برنامه ریزی، برنامه ریزی، بودجه، مجوز کار و انباشت هزینه پیمانکار است – برای انطباق پیمانکار EVMS . ایجاد حساب های کنترلی در زیر نشان داده شده است.

تقاطع WBS و OBS حساب های کنترلی را ایجاد می کند

برنامه ریزی، برنامه ریزی و بودجه بندی

بخش دوم شامل 10 دستورالعمل است که الزامات اساسی برای برنامه ریزی، زمان بندی و تعیین بودجه های مرحله ای زمانی برای وظایف را پوشش می دهد. برنامه جامع یکپارچه نقشه راه پروژه برای دستیابی به اهداف قرارداد است. این برنامه باید منبع بارگذاری شود تا بودجه کار طبق برنامه تعیین شود. برنامه بارگیری منابع مبنایی برای بودجه ماهانه یا BCWS برای هر کار و در نتیجه پروژه است. این بودجه مرحله‌ای زمانی، خط پایه اندازه‌گیری عملکرد است ( PMB). بودجه کل برای هر کار، حساب کنترلی یا کل پروژه به عنوان بودجه کامل (BAC) تعریف می شود. زیرا اکثر پروژه ها با سطحی از عدم قطعیت آغاز می شوند. یعنی ریسک، مدیران پروژه معمولاً بخشی از ارزش کل پروژه را به عنوان ذخیره مدیریت (MR) کنار می گذارند. MR اضافه شده به BAC برابر با کل ارزش بودجه پروژه است که به عنوان پایه بودجه قرارداد ( CBB ) تعریف شده است. این در زیر نشان داده شده است.

ایجاد خط مبنا – یک فرآیند تکراری، سه مرحله ای | تجزیه و تحلیل EVM

تمام بودجه های هر پروژه باید برای کنترل موفقیت آمیز خط پایه ثبت شود. کارهایی که گاه به گاه قرارداد می شوند ممکن است به طور موقت به حالت تعلیق درآیند، اما هنوز به یک مدیر اجازه داده نشده است. هنگامی که مدیر پروژه هنوز وظایف و بودجه‌هایی را به CAMها اختصاص نداده است، مانند یک کار اضافی مجاز و هنوز مذاکره نشده، وظیفه و بودجه آن می‌تواند در بودجه توزیع نشده ( UB ) حفظ شود. این تخصیص بودجه، WBS، و هویت سازمانی عملکردی مدیران را می توان در یک ماتریس که در زیر نشان داده شده است، نشان داد.

ماتریس خلاصه بودجه EVM

یک جنبه بسیار مهم در فرآیند برنامه ریزی و بودجه تعیین چگونگی ارزیابی BCWP است. این تعیین با طبقه بندی وظایف کاری به عنوان یکی از سه نوع شروع می شود: تلاش مجزا، تقسیم شده، یا سطح تلاش (LOE). از این طبقه بندی اولیه، برای هر بسته کاری تلاش مجزا، CAM یک تکنیک ارزش کسب شده مانند نقاط عطف، 50/50، 0/100 یا درصد کامل را انتخاب می کند. باید تاکید کرد که کار تنها زمانی شروع می شود که مجوز رسمی کار برای ادامه وجود داشته باشد. این الزام یک رویکرد منضبط برای تعریف واضح کار، برنامه و بودجه قبل از شروع کار و شروع هزینه های واقعی است. چگونه می توان از کسی انتظار داشت که تلاش های کاری را مدیریت کند، در حالی که مشخص نیست چه کاری باید انجام شود؟ رویکرد موقت برای مدیریت، «یک شماره شارژ به من بدهید و به شما می‌گویم هر کاری که فکر می‌کنم باید انجام دهم وقتی تمام شد» کار نمی‌کند. اصول EVM در این زمینه کاملاً واضح است.

ملاحظات حسابداری

این بخش یک مجموعه مدیریت پروژه بسیار ساده و طولانی مدت از 6 دستورالعمل برای گرفتن هزینه های واقعی ( ACWP ) است که برای تلاش کار پروژه هزینه می شود. هزینه های واقعی باید به شیوه ای منطبق با نحوه برنامه ریزی و بودجه بندی کار در نظر گرفته شود. این بخش نیاز به انتخاب زمان مناسب برای برنامه‌ریزی یک منبع مهم پروژه، مواد، و جمع‌آوری صحیح داده‌های عملکرد را تشریح می‌کند. این بخش همچنین یک روش عقل سلیم را برای جمع‌آوری هزینه‌های مواد در همان ماهی که BCWP دریافت کرد (به‌دست آورد) تصریح می‌کند تا از واریانس هزینه بسیار گمراه‌کننده که به عنوان «تاخیر رزرو» نیز شناخته می‌شود، جلوگیری شود.

تجزیه و تحلیل و گزارش های مدیریت

بخش چهارم از 6 دستورالعمل بسیار مهم است، زیرا نیاز به توجه انسان به تغییرات هزینه و زمان بندی، مستندسازی علت، تأثیر و اقدام اصلاحی، و تعیین یک برآورد جدید در حالت کامل (EAC)، در صورت لزوم دارد. محاسبات واریانس در طول تجزیه و تحلیل مدیریت ارزش کسب شده معمولاً در سطح حساب کنترلی انجام می شود که توانایی خلاصه کردن داده ها را از طریق WBS و/یا OBS فراهم می کند. این در زیر نشان داده شده است.

خلاصه کردن داده های EVM توسط WBS یا OBS

در صورت نیاز، CAM یا سایرین می توانند از سطح حساب کنترلی به تجزیه و تحلیل داده های جزئی بپردازند تا علت اصلی واریانس را شناسایی کنند، تأثیر واریانس را بر تلاش کاری آینده تعیین کنند و اقدامات اصلاحی را شناسایی کنند. استفاده از شاخص های تجزیه و تحلیل داده های EVM یک روش معمول برای کمک به مدیران در بررسی عملکرد گذشته و عملکرد آینده خود برای تکمیل کار در EAC تایید شده و تاریخ تکمیل تخمینی ( ECD ) است. این در زیر نشان داده شده است.

برآورد بر اساس هزینه ترکیبی و عملکرد برنامه

روند واریانس هزینه و برنامه EVM

شاخص‌های هزینه و زمان‌بندی در مجموعه‌های ابزار مدیریت پروژه تجاری خارج از قفسه نشان داده می‌شوند و باید در طول هر چرخه گزارش‌دهی به دقت بررسی شوند. آنها به عنوان یک آزمون اعتبار ارزشمند برای برآورد در تکمیل عمل می کنند.

تجدید نظر و نگهداری داده ها

بخش پایانی مجموعه ای از 5 دستورالعمل کنترل پایه است که بر تلفیق منظم و به موقع تغییرات مشتری، از جمله دستورات توقف کار (SWO) تاکید دارد. این قوانین همچنین برای برنامه ریزی مجدد داخلی و تجزیه و تحلیل پروژه اعمال می شود . عدم کنترل پایه می تواند یک پروژه را نابود کند. ایجاد و حفظ یک برنامه زمانی و بودجه اساسی برای ارزیابی کار انجام شده برای هر دوره گزارش ضروری است. بخش بازبینی و نگهداری داده برای مدیریت ارزش به دست آمده فعال و معنادار در زمانی که خط مبنا دائماً در حال تغییر است، ضروری است.

یک سیستم مدیریت ارزش کسب شده کمکی به پیمانکار EVM و مشتری EVM است. مزایای اجرای یک EVMS را می توان به صورت زیر خلاصه کرد. یک EVMS :

• فرآیند برنامه ریزی را بهبود می بخشد.
• تعریف روشنی از محدوده کار را تقویت می کند.
• مسئولیت روشنی را در قبال تلاش های کاری تعیین می کند.
• عملکرد فنی، برنامه زمانی و هزینه را ادغام می کند.
• هشدار اولیه و تجزیه و تحلیل مشکلات بالقوه ارزش کسب شده را ارائه می دهد.
• مناطق مشکل را برای توجه مدیریت فوری و فعال شناسایی می کند.
• گزارش دقیق تری از اثرات هزینه و برنامه مشکلات شناخته شده را امکان پذیر می کند.
• توانایی ارزیابی و ادغام عوامل فنی، برنامه زمانی، هزینه، سیستم ها و عوامل خطر را افزایش می دهد.
• ارتباطات منسجم و واضح از پیشرفت در تمام سطوح مدیریتی را فراهم می کند. و
• دید و مسئولیت پذیری پروژه را بهبود می بخشد.