فرآیند برنامه ریزی سناریو 4 مرحله ای (با مثال)

توسط جیسون هکل – 11 فوریه 2021

اگر سال 2020 چیزی به ما آموخته است، به ما آموخته است که آینده نامشخص است.

در تجارت و زندگی، چه آماده باشید چه نباشید، همه چیز می تواند تغییر کند. و همین شد. قفل‌ها، ممنوعیت‌های سفر و تعطیلی مردم در سراسر جهان را وادار کرده است که در کسب‌وکار خود تجدید نظر کنند، چرخش‌های تند داشته باشند یا در مواجهه با عدم اطمینان دست و پنجه نرم کنند.

در حالی که هیچ‌کس نمی‌تواند آینده را پیش‌بینی کند، می‌توانیم به مجموعه‌ای از سناریوهایی که ممکن است در 2، 5 یا 10 سال آینده رخ دهند ، از نزدیک نگاه کنیم. چارچوب زمانی که انتخاب می‌کنید به شما بستگی دارد، اما سعی کنید زمانی را انتخاب کنید که در صنعت شما منطقی‌تر باشد. اگر یک کسب و کار کوچک هستید، ما یک برنامه سناریویی 1، 2 یا 3 ساله را توصیه می کنیم تا چابک بمانید (نگاه کنید فقط در یک سال چه اتفاقی افتاده است).

با آماده کردن خود برای آن سناریوها قبل از وقوع، خود را در موقعیت بهتری قرار می دهیم تا نسبت به آنچه واقعاً اتفاق می افتد واکنش نشان دهیم.

این فرآیند به خودی خود یک فرآیند ساده است، اما بسیاری از افراد و کسب و کارها تمایل دارند آن را نادیده بگیرند. این نیاز به زمان اختصاص داده شده با تیم رهبری شما، همراه با توانایی نگاه صادقانه به کسب و کار و محیط آن دارد.

ما می‌توانیم به شما کمک کنیم تیم خود را حول یک چشم‌انداز، مأموریت، ارزش‌ها، اهداف و برنامه‌های عملیاتی روشن هماهنگ کنید.

شما می توانید سازمان خود را به طور مؤثرتری رهبری کنید و نتایج بهتری بگیرید.

در اینجا، هر یک از 4 مرحله در فرآیند برنامه ریزی سناریو را به همراه چند مثال مرتبط توضیح خواهیم داد:

مرحله 1: شناسایی نیروهای محرک

برای شروع فرآیند برنامه ریزی سناریو، ما نیروهای محرکی را که می توانند بر سازمان شما تأثیر بگذارند، شناسایی می کنیم. برای انجام این کار، از تحلیل PESTLE استفاده خواهیم کرد. هدف از این تجزیه و تحلیل این است که تا جایی که می توانیم از دنیای اطراف خود استخراج کنیم که می تواند به هر شکلی بر سازمان شما تأثیر بگذارد. اکنون زمان آن است که دقیق باشید. برای توضیح ویدیویی: چگونه یک تجزیه و تحلیل PESTLE انجام دهیم.

همچنین، به خاطر داشته باشید که اینها لزوماً نباید رویدادهای منفی باشند. اگرچه ما تمایل داریم بر روی آنچه که ما را به بدترین شکل تحت تاثیر قرار می دهد تمرکز کنیم، ارزش آن را دارد که برخی از عوامل مثبت تری را در نظر بگیریم که هنوز هم می توانند تأثیر زیادی داشته باشند.

بیا شروع کنیم:

سیاسی : بخش سیاسی این تحلیل هر کاری را که دولت شما یا حتی دولت دیگری می تواند برای تأثیرگذاری بر سازمان شما انجام دهد را بررسی می کند. مقررات دولتی در سرتاسر جهان متفاوت است، اما این باید در نهایت یکی از بخش‌های ساده‌تر تحلیل باشد. در اینجا چند نمونه آورده شده است:

نرخ مالیات بر درآمد شما 5٪ افزایش یافته است (این می تواند یک عامل اقتصادی نیز باشد)
نصب نوار قرمز در صنعت
دولت فدرال با کشوری که برای تولید به آن تکیه می کنید، جنگ تجاری دارد
رهبر جدید انتخاب می شود

اقتصادی : عوامل اقتصادی شامل هر چیزی است که از نظر مالی بر شما یا مشتریانتان تأثیر می گذارد. این عوامل ممکن است در سطح کلان اتفاق بیفتند، اگر به این معنی باشد که به شما سرازیر می شوند، یا ممکن است در سطح محلی اتفاق بیفتند. در اینجا چند نمونه آورده شده است:

قیمت مواد خامی که بر آن تکیه می کنید به شدت افزایش می یابد
سطح بیکاری در شهر شما افزایش می یابد
درآمد قابل تصرف مشتریان شما افزایش می یابد
نرخ ارز بین کشور شما و کشور دیگری که به آن تکیه می کنید به شدت در نوسان است

اجتماعی : بخش اجتماعی این تحلیل در غیر این صورت به عنوان “اجتماعی” شناخته می شود و هر موضوع یا رویداد اجتماعی، جمعیتی یا فرهنگی را که می تواند بر سازمان شما و صنعت آن تأثیر بگذارد، شناسایی می کند. در اینجا چند نمونه خوب وجود دارد:

جمعیت در بازار هدف شما در حال پیر شدن است
مردم بیشتر به سلامت و تندرستی علاقه مند و درگیر می شوند
به دلیل همه‌گیری، فشار اجتماعی باعث می‌شود مردم در داخل بمانند
اینفلوئنسرهای رسانه های اجتماعی به شدت بر انتخاب خرید تأثیر می گذارند

فن آوری : نیروهای فناورانه مؤثر بر کسب و کار از قوی ترین نیروها در سال گذشته بوده اند. این نیروها شامل هر چیزی مرتبط با فناوری و اینترنت است که بر سازمان شما تأثیر می گذارد. در اینجا چند نمونه آورده شده است:

به لطف فناوری چت ویدیویی، افراد می‌توانند تمام وقت از خانه کار کنند
اتوماسیون در صنعت شما با سرعت هشدار دهنده ای در حال افزایش است
افزایش تهدید باج افزار و حملات سایبری
اتصال به اینترنت جهانی در حال پیشرفت بزرگی است

حقوقی : عوامل حقوقی این تجزیه و تحلیل قوانین، مقررات، استانداردهای ایمنی و سیاست‌های خارجی و داخلی را بررسی می‌کند که می‌تواند بر جمعیت یا سازمان شما تأثیر بگذارد . در اینجا چند نمونه خوب وجود دارد:

دولت ساعات کاری سختگیرانه ای را برای کاهش سرعت انتشار COVID-19 تعیین می کند
شیوع COVID-19 در یکی از مراکز شما وجود دارد
قوانین جدید استخدام شما را ملزم می کند که حقوق بیشتری به کارمندان خود بدهید
تحریم ها شما را از تجارت با کشور خاصی منع می کند

محیطی : عوامل محیطی هر چیزی را که در محیط، جغرافیا یا آب و هوای اطراف شما اتفاق می افتد، شناسایی می کند. این ممکن است در مقیاس جهانی یا فقط به صورت محلی اتفاق بیفتد. در اینجا چند نمونه آورده شده است:

یک رویداد آب و هوایی بزرگ رخ می دهد، که بخشی از منطقه شما را ویران می کند
آلودگی شدید هوا یا آب
مشتریان به دنبال محصولات تجدیدپذیر، قابل بازیافت یا کارآمد هستند
میانگین دمای جهانی افزایش می یابد

> زیر را تماشا کنید: سناریو برنامه ریزی برای آینده پس از همه گیری با لنس مورتلاک از EY

مرحله 2: عدم قطعیت های حیاتی خود را شناسایی کنید

اکنون که همه عوامل محرکی را که می‌توانند بر سازمان شما تأثیر بگذارند، شناسایی کرده‌اید، وقت آن است که دو مورد را که می‌توانند بیشترین تأثیر را داشته باشند، انتخاب کنید – لازم نیست این عوامل مشابه باشند. در واقع، اگر بسیار متفاوت باشند، مفید است.

سپس، برای هر یک از این عدم قطعیت های بحرانی، انتهای حداکثری طیف را برای هر یک در نظر بگیرید.

اگرچه تعداد نامحدودی از سناریوهای ممکن وجود دارد، توصیه می کنیم ابتدا این تمرین را با یک جفت انجام دهید.

انتخاب فقط دو مورد می تواند مشکل باشد. اگر مرحله 1 را به اندازه کافی کامل انجام داده اید، باید ده ها عامل محرک برای انتخاب داشته باشید. به خاطر داشته باشید که همیشه می توانید این روند را تکرار کنید تا در نهایت با سناریوهای مختلفی روبرو شوید.

برای آسان‌تر کردن کار، هم عواملی را که بیشترین تأثیر را بر سازمان شما می‌گذارند و هم عواملی را که در بازه زمانی توافق شده‌تان به احتمال زیاد رخ می‌دهند، در نظر بگیرید.

بیایید یک مثال را امتحان کنیم.

برای این مثال، ما به یک چارچوب زمانی فقط یک ساله نگاه خواهیم کرد . عدم قطعیت های مهمی که ما انتخاب خواهیم کرد عبارتند از:

قرنطینه های ماندن در خانه
درآمد قابل تصرف مشتریان ما

برای فرآیند برنامه ریزی استراتژیک خود به کمک نیاز دارید؟ یک تسهیل کننده می تواند کمک کند:

مرحله 3: سناریوهای قابل قبول را توسعه دهید

برای گام سوم، سناریوهای قابل قبولی را بر اساس دو عدم قطعیت حیاتی که انتخاب کرده‌ایم ایجاد خواهیم کرد. در این مثال، عدم قطعیت های مهم ما عبارتند از: قفل ماندن در خانه و درآمد قابل تصرف مشتریان ما.

روشی که ما این سناریوها را توسعه خواهیم داد، ترسیم آنها بر روی یک نمودار ساده با محور x و محور y است.

ما یکی از عدم قطعیت های حیاتی خود را انتخاب می کنیم و هر دو حد را در دو طرف محور x رسم می کنیم. سپس همین کار را برای عدم قطعیت بحرانی دیگر خود در محور y انجام خواهیم داد. مثال زیر را ببینید:

سناریو-برنامه ریزی-گام-3

بعد از اینکه ابهامات خود را روی نمودار ترسیم کردید، نوبت به توصیف هر یک از چهار سناریو (ربع) می رسد. به عنوان یک تیم، می خواهید این سناریوها را با جزئیات و در زمان حال توصیف کنید، گویی در زمان سفر کرده اید. شما آینده را دیده اید، و می توانید آن را عمیقاً توصیف کنید. مطمئن شوید که زندگی در دفتر، در خانه، در محیط کسب و کار و صنعت خود چگونه است.

در این مورد، هر سناریویی در ربع بالا سمت چپ کمترین مطلوبیت را دارد. مشتریان ما هیچ درآمد قابل تصرفی نخواهند داشت، در حالی که قفل‌های شدید ادامه خواهند داشت.

در مقابل، سناریویی که در ربع پایین سمت راست قرار می‌گیرد ایده‌آل خواهد بود زیرا مشتریان درآمد قابل تصرف زیادی خواهند داشت، در حالی که قفل‌ها به طور کامل برداشته می‌شوند.

شما ایده را دریافت می کنید. در بیشتر موارد، واقعیت در جایی بین وجود دارد و نه در حد افراط.

مرحله 4: در مورد مفاهیم مسیرها بحث کنید

در مرحله چهارم و آخر فرآیند برنامه ریزی سناریو، تیم خود را جمع می کنید و در مورد پیامدهای هر سناریو بحث می کنید. واضح است که تأثیر سناریو 1 در مقابل سناریو 4 بسیار متفاوت خواهد بود (در زیر نشان داده شده است)، اما مهم است که هر سناریو را پوشش دهیم – حتی اگر بعید به نظر برسد. نمودار زیر را ببینید:

سناریو-برنامه ریزی-ربع هنگامی که پیامدهای هر سناریو را مورد بحث قرار دادید، از همه افراد حاضر در اتاق رای بگیرید و از آنها بپرسید که سازمان در حال حاضر کجاست، و بپرسید “ما در کدام ربع هستیم؟” و “چقدر به هر محور نزدیک هستیم؟”

When you’ve agreed upon where the organization is as a team, draw a line in the direction you think the your reality will move towards over your agreed upon time frame (we used one year in the example). Then, discuss what your organization can do to prepare for that reality. See the graph below for an example:

سناریو-برنامه ریزی-گام-4 This exercise will be extremely useful during the strategic planning process. When developing a strategic plan for your organization with your team, you’ll want to factor in some of these scenarios. You may even want to do the scenario planning process several times with different critical uncertainties to be sure you’re prepared for a range of scenarios.

In the strategic planning process, this scenario planning exercise should be taken into consideration when developing your vision, mission and goals. Even your action plan and operations could be affected.

To learn more about the strategic planning process, read our Intro to the Complete Strategic Planning Process (Step-by-Step Guide).