بررسی استراتژیک کسب و کار مفید است اگر:

• شما در مورد عملکرد خوب کسب و کار خود مطمئن نیستید
• می خواهید بدانید که چگونه از فرصت های تجاری یا بازار خود بیشترین بهره را ببرید
• طرح کسب و کار شما قدیمی است – به عنوان مثال از زمانی که تجارت را شروع کرده اید، آن را به روز نکرده اید
• کسب و کار شما در جهتی متفاوت با مسیری است که شما برنامه ریزی کرده بودید
• کسب و کار در حال دشوار شدن است یا به تقاضاهای بازار پاسخ نمی دهد

مزایای اندازه گیری عملکرد

دانستن نحوه عملکرد بخش‌های مختلف کسب‌وکارتان می‌تواند به شما کمک کند تا ارزیابی کنید که کجا کسب‌وکارتان قوی‌تر است، کجا ضعیف‌تر است و عواملی که می‌توانید برای بهتر شدن تغییر دهید.

شما باید بر روی عوامل خاصی تمرکز کنید که اندازه گیری آنها آسان است و در مقایسه با سایر بخش های بازار، زمینه هایی را که کسب و کار شما در آنها موفق است را نشان می دهد. اینها به عنوان شاخص های کلیدی عملکرد (KPI) شناخته می شوند.

شما باید اهداف غیر مالی و همچنین اهداف مالی را اندازه گیری کنید. برخی از زمینه های دیگری که می توانید در نظر بگیرید عبارتند از:

• مشتریان شما – به عنوان مثال چند نفر دارید، چند بار از شما استفاده می کنند و چند مشتری از دست داده اید یا به دست آورده اید
• خدمات مشتری – به عنوان مثال زمان انتظار برای کمک، شکایات، یا دلایل شکایت مشتریان
• سهم بازار – به عنوان مثال آیا سهم شما از بازار در برابر رقبا افزایش یا کاهش یافته است
• کارکنان شما – به عنوان مثال سطح رضایت، کیفیت کار یا سوابق حضور و غیاب

مزایای هدف گذاری

گاهی اوقات ارتباط بین دیدگاه های استراتژیک شما دشوار است، اما می توانید اهداف اصلی خود را به اهداف کوچکتر تقسیم کنید تا مدیریت آن را آسان تر کنید. با انجام این کار، اهداف کوچک‌تر شما بیشتر شبیه عملیات‌های روزمره می‌شوند که پس از تکمیل، شما را به هدف نهایی نزدیک‌تر می‌کنند.

ایده خوبی است که حوزه هایی را که باعث موفقیت کسب و کار شما می شوند، بیابید و سپس تصمیم بگیرید که چگونه عملکرد را در آن زمینه ها به بهترین شکل اندازه گیری کنید.

اطمینان حاصل کنید که اندازه گیری های صحیح را برای مناطقی که می خواهید ارزیابی کنید، پیدا کرده اید. به عنوان مثال، تولیدکننده ای که کالاهای ارزان قیمت را در حجم بالا تولید و به فروش می رساند، ممکن است بر سرعت خط تولید تمرکز کند. از طرف دیگر، تولیدکننده دیگری که مقادیر کمتری تولید می کند اما از قطعات گران قیمت استفاده می کند، ممکن است به جای آن بر کاهش خطاهای خط تولید تمرکز کند.

فعالیت های اصلی خود را ارزیابی کنید

یک نقطه شروع خوب برای بررسی عملکرد کسب و کار شما این است که آنچه را که واقعا انجام می دهید ارزیابی کنید – فعالیت های اصلی شما، محصولاتی که می سازید یا خدماتی که ارائه می دهید. به این فکر کنید که چه چیزی باعث موفقیت آنها می شود، چگونه می توان آنها را بهبود بخشید و آیا می توانید محصولات یا خدمات جدید یا مکمل را راه اندازی کنید.

به عنوان مثال، برخی از مواردی که می توانید در نظر بگیرید ممکن است:

• چقدر کالاها و خدمات خود را با نیازهای مشتریان خود مطابقت می دهید؟
• کدام یک از محصولات و خدمات شما موفق هستند؟ کدامیک طبق برنامه عمل نمی کنند؟
• واقعاً پشت مشکلات یک محصول یا خدمات چیست؟
• آیا بررسی های مکرر مدیریت مالی انجام می دهید؟ آیا به اندازه کافی به هزینه های مستقیم، سربار و دارایی های خود توجه می کنید؟ آیا روش های مختلفی برای انجام کارها یا مواد جدیدی وجود دارد که بتوانید از آنها استفاده کنید که هزینه های شما را کاهش دهد؟

پاسخ به این سوالات به شما مبنایی برای بهبود عملکرد و سودآوری می دهد.

یافتن اقدامات خاص خود

هنگامی که شاخص های کلیدی عملکرد (KPI) خود را شناسایی کردید، باید بهترین راه را برای اندازه گیری آنها بیابید. شما باید بر روی زمینه ها و عناصر عملکرد کسب و کار خود تمرکز کنید که شما را موفق یا سودآور می کند.

به عنوان مثال، ممکن است تصمیم بگیرید که خدمات به مشتری یک اولویت استراتژیک برای کسب و کار شما است و شروع به اندازه گیری آن کنید. ممکن است اندازه گیری را در نظر بگیرید:

• نسبت فروش با مشتریان بازگشتی
• تعداد شکایات دریافتی مشتریان
• تعداد اقلام برگشتی
• زمان لازم برای انجام یک سفارش
• درصد تماس های دریافتی پاسخ داده شده در 30 ثانیه

هیچکدام از اینها لزوما بهتر از دیگری نیست. چالش این است که پیدا کنید کدام معیار – یا اقدامات – شما را قادر می سازد تا کسب و کار خود را بهبود بخشید.

این نوع واحد اندازه گیری اغلب KPI نامیده می شود. یک KPI معمولی معمولاً به صورت یک عدد بیان می‌شود و یک محرک کلیدی کسب و کار را به تصویر می‌کشد.

برخی از کسب و کارها نیز از سیستم های اندازه گیری با کد رنگی مانند چراغ های راهنمایی استفاده می کنند. به عنوان مثال، قرمز می تواند نشان دهنده یک مشکل باشد در حالی که سبز می تواند به این معنی باشد که همه چیز خوب است.

استفاده از معیارهای استاندارد

معیارهای عملکرد استانداردی وجود دارد که تقریباً هر کسب و کاری می تواند از آنها استفاده کند. به عنوان مثال می توان به کارت های امتیازی متوازن و داشبوردهای صنعتی اشاره کرد.

هنگام انتخاب معیارهای کلیدی که KPI شما باید مطابقت داشته باشد، باید چند نکته را در نظر گرفت:

• آنها باید تا حد امکان با اهداف سطح بالای کسب و کار شما مرتبط باشند.
• شاخص های کلیدی عملکرد شما باید به جنبه هایی از محیط کسب و کار که کنترلی روی آنها دارید مربوط باشد. به عنوان مثال، نرخ بهره ممکن است یک عامل تعیین کننده عملکرد برای یک کسب و کار مشخص باشد، اما شما نمی توانید از نرخ پایه بانک انگلستان به عنوان KPI استفاده کنید زیرا کسب و کارها قدرت تغییر آن را ندارند. در مقابل، قرار گرفتن یک کسب و کار در معرض نوسانات در نرخ بهره را می توان کنترل کرد و بنابراین ممکن است یک KPI مفید باشد.

بیشترین بهره را از KPIهای خود ببرید

شاخص های کلیدی عملکرد نشان دهنده روندهای عملکرد کسب و کار شما هستند تا بتوانید از آنها برای شناسایی مشکلات یا فرصت های بالقوه استفاده کنید. به عنوان مثال، اگر روندها در جهت اشتباه حرکت می کنند، می دانید که مشکلاتی برای حل کردن دارید. به طور مشابه، اگر روندها به طور مداوم به نفع شما حرکت کنند، ممکن است دامنه رشد بیشتری نسبت به آنچه قبلاً پیش بینی کرده بودید داشته باشید.

همچنین می توانید از شاخص های کلیدی عملکرد خود برای تعیین اهداف برای بخش ها و کارمندان در سراسر تجارت خود استفاده کنید که اهداف استراتژیک شما را برآورده می کند.

تعیین اهداف عملکرد می تواند به شما کمک کند تغییرات استراتژیکی را که بسیاری از کسب و کارهای در حال رشد نیاز به ایجاد آن دارند، انجام دهید. اهداف سطح بالای برنامه استراتژیک شما را می توان از طریق اهداف دپارتمان اجرا کرد و تعیین اهداف بر اساس KPI ها روشی ایده آل برای انجام این کار است.

برای مثال، شرکتی که به دنبال توسعه بر اساس قابلیت‌های طراحی محصول خود است، ممکن است افزایش سال به سال تعداد پتنت‌هایی را که تضمین می‌کند، راه‌اندازی محصول جدید، یا درآمد صدور مجوز را هدف قرار دهد. مشخصات به این بستگی دارد که کدام KPI به بهترین وجه پویایی بازار را ثبت می کند.

تنظیم اهداف SMART

اهداف شما باید SMART باشند – خاص، قابل اندازه گیری، قابل دستیابی، واقع بینانه و محدود به زمان:

• استفاده از KPI ها تضمین می کند که اهداف شما دو معیار اول را برآورده می کنند، زیرا همه KPI ها طبق تعریف باید مشخص و قابل اندازه گیری باشند.
• دست یافتنی – شما باید اهداف بلندپروازانه ای را تعیین کنید که انگیزه و الهام بخش کارکنان شما باشد. به عملکرد اخیر خود نگاه کنید تا درک کنید که چه چیزی امکان پذیر است.
• واقع بینانه- تعیین اهداف واقع بینانه به معنای منصفانه بودن در مورد افرادی است که باید به آنها برسند. اطمینان حاصل کنید که فقط در زمینه هایی که کارکنان شما می توانند بر آنها تأثیر بگذارند، درخواست بهبود عملکرد می کنید.
• محدود به زمان – اگر افراد درک روشنی از ضرب الاجل هایی داشته باشند که پیشرفت آنها بر اساس آن ارزیابی می شود، پیشرفت به سمت یک هدف سریعتر خواهد بود.

از بررسی خود برای تعیین اهداف تجاری خود استفاده کنید

هنگامی که تحقیقات کافی در مورد کسب و کار خود به دست آوردید، باید سؤالات زیر را مجدداً بررسی کنید:

• الان کسب و کار کجاست؟
• کجا می رود؟
• چگونه قرار است به آنجا برسد؟

این سوالات باید به شما کمک کند تا اهداف خود را مجدداً متمرکز کنید و نحوه رسیدن به آنها را برنامه ریزی کنید. در پایان هر فرآیند بررسی، بسیار مهم است که برنامه‌های کاری آماده به کارگیری ایده‌های جدید و تعیین زمان‌بندی باشد.

بررسی منظم نحوه عملکرد طرح جدید و اجازه دادن به هرگونه مشکل دندان درآوردن یا تنظیمات لازم نیز مهم است. محیط کسب و کار امروزی بسیار پویا است و به احتمال زیاد برای حفظ موفقیت در کسب و کار به بررسی، به روز رسانی و بازنگری منظم در طرح کسب و کار خود نیاز خواهید داشت.